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Arbeitsorganisation: Was darunter verstanden wird

© NicoElNino – Shutterstock
Arbeitsorganisation, Arbeit organisieren, Arbeitsformen

Durch eine gezielte Arbeitsorganisation können viele Prozesse vereinfacht werden. Damit wird allerdings nicht nur die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen geregelt.

    Das digitale Zeitalter hat nicht nur den privaten, sondern vor allem den beruflichen Alltag verändert. Begriffe, wie New Work oder Home Office sind im Arbeitsalltag gebräuchlich und haben in Unternehmen Einzug gehalten. Die Digitalisierung gestaltet die Arbeitsabläufe zum Teil einfacher. Darüber hinaus verändert sich im Zug des digitalen Wandels die Arbeitsorganisation.

    Mit dem letztgenannten Punkt beschäftigt sich der folgende Beitrag näher. Einerseits wird die Verbindung zu Arbeitsabläufen genannt. Andererseits werden Maßnahmen beschrieben, durch die eine bessere Arbeitsorganisation geschaffen werden soll.

    Definition von Arbeitsorganisation

    Damit wird die Gestaltung von Arbeitsabläufen erklärt. Ziele der Arbeitsorganisation sind eine effiziente und effektive Strukturierung der Arbeitsabläufe. Mit den zur Verfügung stehenden Betriebsmitteln wird die Produktivität der Mitarbeiter bestmöglich genutzt und gesteigert. Daneben müssen im Rahmen der Arbeitsorganisation die Kompetenzen der einzelnen Beschäftigten gewinnbringend eingesetzt werden.

    Neben der Art der Tätigkeit bezieht sich die Arbeitsorganisation auf den Umfang der einzelnen Aufgaben sowie auf die vorhandenen Arbeitsbedingungen.

    Ziel von Arbeitsorganisation

    Im Vordergrund steht die Optimierung der Arbeitsabläufe. Maßnahmen, die zu einer besseren Arbeitsorganisation führen sollen, betreffen die Zusammenarbeit zwischen Menschen in einem Unternehmen. Darüber hinaus wird das Zusammenspiel zwischen Menschen und Gegenständen, mit denen sie arbeiten, geregelt.

    Daneben geht es bei der Arbeitsorganisation um die Nutzung und Bereitstellung von Informations- und Betriebsmitteln.  Die Planung der Arbeitszeit sowie die Arbeitsform spielen eine weitere große Rolle.

    Darüber hinaus gibt es verschiedene Methoden der Arbeitsgestaltung. Diese setzen bei der Organisation des Betriebs an. Die Unterstützung bei der Strukturierung der Abläufe am Arbeitsplatz ist ein weiteres Merkmal von Arbeitsorganisation.   

    Arbeitsorganisation in Unternehmen und Betrieben

    In Unternehmen und Betrieben ist die Arbeitsorganisation unerlässlich. Dadurch werden zeitliche und räumliche Ressourcen koordiniert. Zudem wird mit der Arbeitsorganisation die personelle  und materielle Ausstattung geplant.

    Durch die Koordination zwischen Mensch, Maschine und Umwelt sollen die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens gesichert werden. Außerdem sorgt die Koordination dafür, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

    Unterschiedliche Gesichtspunkte der Arbeitsorganisation

    6 Gesichtspunkte werden bei der Arbeitsgestaltung berücksichtigt. Diese sind folgende:

    • Die Erfassung aller Arbeiten in Prozesslandkarten oder Prozessbeschreibungen gilt als Voraussetzung für eine sinnvolle Arbeitsorganisation.
    • Durch die Arbeitsorganisation werden Funktionen der Beschäftigten im Unternehmen ermittelt. Hier wird die Stellenbeschreibung mit den Aufgaben eines Mitarbeiters verbunden. Organigramme fassen die Zuständigkeiten und die Verteilung der Aufgaben zusammen.
    • Vor dem Hintergrund der Arbeitsorganisation kümmert sich die Arbeitsgestaltung um die Arbeitsabläufe. Ein entsprechendes grafisches Modell der Prozesse zeigt, welche Schritte bei der Erledigung der Arbeit anfallen.
    • Mit der Arbeitsorganisation werden die verschiedenen Arten der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern festgelegt. Das Home Office oder Job Sharing sind Formen dieser Zusammenarbeit. Die Kommunikation in den Unternehmen nimmt eine zentrale Rolle ein.
    • Durch die Arbeitsorganisation werden Arbeitszeiten und Pausen geregelt.
    • Die Motivierung der Mitarbeiter sowie die Kontrolle der Leistung des Einzelnen können zur Arbeitsorganisation gezählt werden.

    Prioritäten setzen hilft, um eine gute Arbeitsorganisation zu erhalten

    Wichtig bei der Arbeitsorganisation: die Priorisierung von Aufgaben. Empfehlenswert ist es, die Aufgaben nach der Dringlichkeit zu sortieren und anschließend zu bearbeiten. Anstehende Arbeiten mit einer hohen Priorität ergeben sich aus unterschiedlichen Kanälen. Dazu gehören unter anderem:

    • E-Mail-Posteingang
    • Persönliche Gespräche mit Kollegen oder dem Vorgesetzten
    • Telefonate
    • Ergebnisse und Vereinbarungen aus Konferenzen und Meetings

    Jede dieser Aufgaben kann in einer individuellen To-do-Liste zusammengefasst werden. Die Besonderheit bei der Priorisierung von Aufgaben besteht darin, dass jeder Aufgabe ein eindeutiger Termin zugesprochen wird. Es wird festgelegt, bis wann diese erledigt sein muss.

    Gut durchdachte Arbeitsorganisation: Aufgaben nach Wichtigkeit priorisieren

    In jedem Job gibt es die tägliche Routine. Das Setzen von Prioritäten von Aufgaben gehört dazu. Zu Beginn eines jeden Arbeitstags sollten sich die aktuell anstehenden Aufgaben angeschaut werden.

    Es hilft, wenn man sich folgenden Fragen beantwortet:

    • Welche Aufgaben leisten den wichtigsten Beitrag für die Tages- oder Wochenziele?
    • Hat es unter Umständen negative Auswirkungen, wenn die einzelnen Aufgaben nicht oder nur unvollständig erledigt werden?
    • Was passiert, wenn eine Aufgabe von der Prioritätenliste nicht erfüllt wird?
    • Gibt es Aufgaben, durch die andere Aufgaben hinfällig werden?

    Die Arbeitsaufgabe, die am Wichtigsten ist, kommt auf Platz 1, gefolgt von der Zweitwichtigsten. Die Reihenfolge muss jeder Beschäftigte eines Unternehmens für sich entscheiden. Es kommt nicht darauf an, dass am Ende eines Arbeitstages alle Aufgaben erledigt sind. Die Wichtigsten müssen geschafft sein.

    Planung von Zeitpuffern zwischen den Aufgaben nicht vergessen

    Bei der Priorisierung von Arbeitsaufgaben sollten sich die einzelnen Beschäftigten oder Arbeitsgruppen genug Zeitpuffer einräumen, um die anstehenden Aufgaben innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu erledigen. Dieser Puffer ist wichtig, wenn zu den bestehenden neue Aufgaben hinzukommen. Wenn diese wichtig sind, müssen sie zwischen die anderen geschoben werden.


    Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit bei der Arbeitsorganisation

    Wichtig und dringend sind zwei Begriffe, die im Zusammenhang mit der Priorisierung von Aufgaben oft durcheinandergebracht werden. Es gibt Aufgaben, die dringlich aber nicht wichtig sind. Aus diesem Grund bekommen sie keine hohe Priorität.

    An dieser Stelle kommt die sogenannte Eisenhower-Matrix ins Spiel. Bei dieser Methode werden vier Aufgabentypen unterschieden und entsprechend nach Prioritäten geordnet.

    • Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und dringlich sind, erhalten Priorität Nummer eins. Es ist eilig und sollte bestmöglich schnell und gründlich erledigt werden.
    • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend. Auf der Prioritätenliste erhält diese Arbeitsaufgabe Platz 2. Wenn genug Zeit vorhanden ist, wird sie am selben Arbeitstag erledigt – ansonsten in den kommenden Tagen.
    • Aufgaben, die dringend aber nicht wichtig sind. Diese Arbeitsaufgaben erhalten eine geringe Priorität. Sie werden dann erledigt, wenn Zeit bei den Beschäftigten vorhanden ist oder sie entsprechend delegiert wird. Kopierarbeiten, allgemeine E-Mails beantworten oder auf Anrufe reagieren sind Beispiele hierfür.
    • Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. In den meisten Fällen landen solche Arbeitsaufgaben im Papierkorb. Allerdings können Sie für unbestimmte Zeit liegen bleiben, bis sie bearbeitet werden, wenn ausreichend Zeit vorhanden ist.

    Richtig geplant und die Arbeitswoche ist gerettet

    Ein Aufgabenplan und die dazugehörigen Prioritäten für einen Arbeitstag oder eine Arbeitswoche kann in der Praxis helfen. Dazu können die erwähnten Fragestellungen genutzt werden.


    Arbeitssysteme und Arbeitsgestaltung – die eigene Arbeitsorganisation im Unternehmen finden

    Um als Unternehmen dauerhaften Erfolg am Markt zu haben und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine Arbeitsorganisation unerlässlich. Einerseits müssen die bewährten Arbeitsstrukturen eingehalten werden. Andererseits sollten sich Unternehmen nicht davor zurückscheuen, die alten Strukturen teilweise aufzubrechen.

    Vor dem Hintergrund der Prozessstrukturen nimmt das Arbeitssystem eine zentrale Rolle ein. Hierbei handelt es sich um einen Begriff aus der Organisationslehre. Arbeitssysteme sind Teil eines Produktionsprozesses, in dem eine Arbeitsaufgabe erfüllt wird. Darüber hinaus wurden Arbeitssysteme dafür geschaffen, um Prozesse zu optimieren.

    Definition Arbeitsgestaltung

    Im Zusammenhang mit dem Arbeitssystem steht die Arbeitsgestaltung. Dieser Begriff stammt aus der Arbeits- und Organisationspsychologie und definiert technische, organisatorische und ergonomische Maßnahmen. Diese beziehen sich auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes beziehen. Die Arbeitsgestaltung beschreibt den Arbeitsablauf, die Arbeitsorganisation sowie die Aufgabeninhalte.

    Mitarbeiterbezogene versus unternehmensbezogene Ziele

    Die Arbeitsgestaltung hat vorrangig diese zwei Ziele. Bei den unternehmensbezogenen Zielen sollen die Mitarbeiter lernen, in neuen Situationen flexibel zu agieren. Außerdem müssen sie im Hinblick auf diese Zielsetzung ihren fachlichen und persönlichen Fähigkeiten aufgabengerecht eingesetzt werden.

    Bei den mitarbeiterbezogenen Zielen muss das Unternehmen die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter steigern. Im Rahmen dieser Zielsetzung müssen Möglichkeiten geprüft werden, welche Aufgaben die Beschäftigten in der Organisation übernehmen möchten. Zu den mitarbeiterbezogenen Zielen sollen die Leistungsreserven der Mitarbeiter genutzt werden. Letztendlich sollen die Beschäftigten die zunehmende Komplexität sowie die zunehmenden Veränderungen des Arbeitsplatzes erkennen.

    Weitere Ziele sind beispielsweise die Verbesserung der Arbeitswelt. Dies kann durch die Entwicklung einer Unternehmenskultur sowie durch die Schaffung von Unternehmensleitbildern passieren. Die Verbesserung von Image und Ansehen ist ein Ziel, das Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten.

    Arbeitsformen für Arbeitnehmer

    Mittlerweile existieren verschiedene Arbeitsformen, die Mitarbeitern flexibleres Arbeiten ermöglichen und die sich nicht zwangsläufig negativ auf den Erfolg eines Unternehmens auswirken. Egal ob Voll- oder Teilzeit oder Home Office – die verschiedenen Arbeitsformen bündeln die Vielfalt menschlicher Arbeit.

    Arbeitsformen werden in geistige und körperliche Arbeiten unterteilt. Es gibt Unternehmen, deren Berufsalltag nur aus einer der beiden Arbeitsformen besteht. Daneben gibt es Firmen, die beide Arbeitsformen vermischen.

    Ziele mit Zielvereinbarung vereinbaren

    Neben der jeweiligen Arbeitsform darf die Zielvereinbarung nicht außer Acht gelassen werden. Hier werden mit den Mitarbeitern die Ziele vereinbart, die in einem gewissen Zeitraum erreicht werden sollen. Mit ihnen wird das Ergebnis einer zu leistenden Arbeit beschrieben und in vielen Fällen mit einer Leistungsbeurteilung und Gehaltserhöhung verknüpft.

    Mit Zielvereinbarungen sollen Spielräume erweitert und die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden. Darüber hinaus geht es bei Zielvereinbarungen um die Förderung von Kreativität. Davon versprechen sich viele Unternehmen wiederum eine Steigerung der Produktivität. Durch die Zielvereinbarungen verändern sich letztendlich die Arbeitsbedingungen für den Einzelnen und bestimmen die persönliche Verausgabung am Arbeitseinsatz.

    Fazit

    Arbeitsorganisation ist ein Ergebnis der Arbeitsgestaltung. In einer Organisation, wie beispielsweise ein Unternehmen oder eine Behörde, werden damit Richtlinien festgelegt. Diese regeln die Zusammenarbeit von Arbeitskräften mit Arbeitsobjekten sowie mit Informations- und Betriebsmitteln am Arbeitsplatz.

    Der Begriff Arbeitsobjekt stammt aus der Organisationslehre und beschreibt einen Gegenstand, der durch den Aufgabenträger bearbeitet wird. Der Aufgabenträger kann eine Arbeitskraft oder eine Maschine sein. Durch ihre Aufgabe am Arbeitsplatz stehen beide in einer räumlichen Beziehung zum Arbeitsobjekt. Beispiele für Arbeitsobjekte sind Autos bei einem Autohersteller oder Bankkredite. Diese sind abstrakte Güter beziehungsweise Arbeitsobjekte. Die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation bekommen vor dem Hintergrund der Arbeitsorganisation eine zentrale Bedeutung.

    Teamarbeit als weitere Arbeitsform bekommt in der heutigen Arbeitswelt eine wichtige Bedeutung zugesprochen. Diese lebt in erster Linie vom Austausch von Informationen. Es braucht klare und eindeutige Ziele. Für eine funktionierende Zusammenarbeit sind die verschiedenen Werkzeuge der Kommunikation von Bedeutung. Nicht nur der Informationsaustausch, sondern die Kommunikation innerhalb des Teams führen zu den gewünschten Zielen und damit zum Erfolg. Zur Arbeitsorganisation gehört die Art der Aufgabenteilung zwischen den Menschen und den Betriebsmitteln.

    Autor: Redaktion SafetyXperts

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