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So erstellen Sie rechtssichere und praxistaugliche Betriebsanweisungen

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Betriebsanweisung

Wo es um Unfallgefahren und Gesundheitsschutz geht, sind verbindliche Anweisungen unverzichtbar. Weder Betriebsleiter noch SiFa können ständig an allen Arbeitsplätzen präsent sein und Sicherheitsregeln predigen. Daher hat es sich im Arbeitsschutz durchgesetzt, Anweisungen schriftlich in einer Betriebsanweisung festzuhalten. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Auf die Frage, was denn eigentlich eine Betriebsanweisung sei, antworten Mitarbeiter gerne mit „DIN A4 große Aushänge mit Vorschriften zum sicheren Arbeiten mit einer Chemikalie oder an einer Maschine.“ Doch eine Betriebsanweisung ist mehr als nur ein bloßes DIN A4-Blatt. Denn richtig angewendet, können Betriebsanweisungen eine wichtige und schützende Informationsquelle für Mitarbeiter sein und eine nützliche Grundlage für Ihre Unterweisung.

Definition und rechtliche Grundlage einer Betriebsanweisung

Die zentrale Vorschrift, in der Betriebsanweisungen wortwörtlich genannt sind, ist die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV):

„Bevor Beschäftigte Arbeitsmittel erstmalig verwenden, hat der Arbeitgeber ihnen eine schriftliche Betriebsanweisung für die Verwendung des Arbeitsmittels in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung zu stellen.“ (§ 12 BetrSichV)

Die BetrSichV lässt jedoch offen, was genau unter einer Betriebsanweisung zu verstehen ist. Die beste Definition findet sich in der TRGS 555. Danach sind Betriebsanweisungen

  • arbeitsplatz-, tätigkeits- und stoffbezogene
  • verbindliche
  • schriftliche
  • Anordnungen und Verhaltensregeln
  • des Arbeitgebers an Beschäftigte.

Ihr erklärter Zweck ist es, die Mitarbeiter vor Unfällen, Gesundheits-, Brand- und Explosionsgefährdungen zu schützen.

Übersehen Sie die Schnittstelle zum Umweltschutz nicht!

Interessant, aber bisweilen leicht übersehen wird, dass die TRGS 555 beim Thema Betriebsanweisungen den Arbeitsschutz eng mit dem Umweltschutz verknüpft. Explizit wird in Abschnitt 3.1(2) auch der „Schutz der Umwelt bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“ als Ziel von Betriebsanweisungen genannt. Hier besteht demnach eine Schnittstelle der Aufgabengebiete von Sifa und betrieblichen Umweltschützern. Es ist keineswegs vorgesehen, dass Arbeits- und Umweltschützer jeweils eigene Anweisungen erstellen, sondern es ist Kooperation gewünscht, um beide Aspekte in einem Dokument unterzubringen.

Zweifach verbindlich – für Arbeitgeber wie für Beschäftigte

Bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) wird deutlich, dass Anweisungen im Arbeitsschutz auf zweierlei Weise verbindlich sind. Zum einen fordert § 4 Abs. 7: „den Beschäftigten sind geeignete Anweisungen zu erteilen“, was in § 9 ArbSchG durch die Forderung nach „geeigneten Anweisungen“ für besondere Gefahren bekräftigt wird. Anweisungen zu erstellen ist damit bereits auf Gesetzesebene ein verbindlich vorgeschriebener Prozess im betrieblichen Arbeitsschutz.

Zum anderen sind die Beschäftigten nach § 15 ArbSchG „verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit
bei der Arbeit Sorge zu tragen.“ Damit sind Betriebsanweisungen auch für Mitarbeiter verbindlich, denn auch wenn es hier „Weisung“ oder „Anweisung“ heißt, fallen Betriebsanweisungen eindeutig darunter.

Fazit: Betriebsanweisungen sind kein Nice-to-Have oder eine Option, um leere Wandflächen geschickt für Sicherheitshinweise zu nutzen, sondern verbindlich vorgeschrieben: Der Arbeitgeber muss sie erstellen, die Beschäftigten müssen sie beachten.

Wann ist eine Betriebsanweisung nötig?

Konkret gefordert werden schriftliche Betriebsanweisungen u. a. auch in

  • § 14 GefStoffV für Gefahrstoffe,
  • § 14 BioStoffV für Biostoffe,
  • und § 12 GenTSV für gentechnischer Arbeiten.

Darüber hinaus nennen bzw. fordern auch die Regelwerke der Berufsgenossenschaften immer wieder eine Betriebsanweisung. Das betrifft viele verschiedene Arbeitsplätze, Maschinen und Arbeitsverfahren wie etwa Galvaniseure, Ladebrücken, Laserstrahlung, Flurförderzeuge oder Spritzgießmaschinen.

Betriebsanweisungen beziehen sich jedoch i. d. R. nicht auf einzelne Rechtsvorschriften, sondern auf

  • eine Substanz, wie einen Gefahr- oder Biostoff, z.  B. zur Verwendung eines Kaltreinigers oder zum Umgang mit Taubenkot
  • ein Arbeitsmittel, wie Werkzeuge oder Maschinen, z.  B. zum Bedienen eines Kettenzugs, eines Laborautoklavs oder zur Verwendung eines Rutschbretts in der Pflege
  • einen Arbeitsbereich, z. B. an einem Brennofen oder an einer Gesenkbiegepresse
  • eine Tätigkeit oder einen Arbeitsprozess, z.  B. zum Zuschnitt von Glas oder Umgang mit infektiöser Wäsche

Daher kann es für eine Maschine auch mehrere Betriebsanweisungen geben, z. B. eine für das Einrichten, eine für die normale Verwendung und eine für Reinigungs- oder Instandhaltungsaufgaben.

Notwendig oder nicht? Kriterium ist die Gefährdungsbeurteilung

In keinem Betrieb dürfte es möglich sein, jeden Handgriff jedes Mitarbeiters bei jeder Tätigkeit über Betriebsanweisungen abzubilden. Dies wäre auch nicht zielführend. Die große Frage ist, wann eine Betriebsanweisung notwendig wird und wann nicht.

Es gibt dazu keine definierte Vorgabe, die man nachlesen oder in Form einer Auflistung von Tätigkeiten, Werkzeugen oder Maschinen irgendwo herunterladen könnte. Zwingend vorgeschrieben sind Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahr- und Biostoffen. Alles Weitere müssen Sie über Ihre Gefährdungsbeurteilung eigenverantwortlich klären. Bei vielen Maschinen, Anlagen, Arbeitsverfahren usw. sind Gefährdungen nicht auszuschließen, sodass Betriebsanweisungen angebracht sind. Hat Ihre  Gefährdungsbeurteilung jedoch ergeben, dass nur eine geringe Gefährdung vorliegt, ist eine Betriebsanweisung normalerweise nicht notwendig.

Die 3 Fragen helfen bei als Ausschlusskriterium:

  1. Hat Ihre Gefährdungsbeurteilung Verletzungsgefahren oder Gesundheitsrisiken aufgezeigt?
  2. Kam es bereits zu Unfällen, Beinahe-Unfällen oder kritischen Situationen?
  3. Besteht eine erhöhte Unfallgefahr durch besondere Bedingungen der Arbeitsumgebung wie schlechte Sicht, Lärm oder räumliche Enge?

WICHTIG: Das Vorliegen eines Sicherheitsdatenblattes ersetzt nicht die Pflicht, eine Betriebsanweisung zum Umgang mit dem Stoff zu erstellen, wenn dieser mit Gefahren verbunden ist. Bei einem Werkzeug oder einer Maschine kann es jedoch genügen, dass Sie die mitgelieferte Gebrauchs- oder Betriebsanleitung zur Verfügung stellen, wenn diese alle sicherheitsrelevanten Informationen enthält (s. § 12 Abs. 2 BetrSichV).

Wie Sie ein rechtssicheres Sicherheitsdatenblatt erstellen

Wer darf Betriebsanweisungen erstellen?

Betriebsanweisungen bereitzustellen ist als grundlegende Arbeitsschutzanforderung eine Pflicht des Arbeitgebers. Dieser kann sich von Sifas, Betriebsärzten, Umweltbeauftragten oder auch externen Fachleuten, z. B. von Unfallversicherungsträgern oder der Arbeitsschutzbehörde, beraten lassen. In vielen Fällen wird der Arbeitgeber das Erstellen von Betriebsanweisungen an Führungskräfte delegieren und häufig landet die Aufgabe dann bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Diese Anforderungen muss Ihre Betriebsanweisung erfüllen

Trotz der Bedeutung und Häufigkeit von Betriebsanweisungen gibt es nur wenig konkrete Vorgaben zu Gestaltung und Inhalt. Doch damit eine Betriebsanweisung ihren Zweck optimal erfüllt, sollten Sie einige Aspekte beachten. Im Gegensatz zu einer Betriebsanleitung ist eine Betriebsanweisung stets kurz und kompakt gehalten. Die Informationen sollten schnell erfassbar sein, ohne Nebensächlichkeiten und komplizierte Details. Die Betriebsanweisung ist in ihrem Charakter eine Anweisung. Diese muss in erster Linie verständlich sein und bedarf keiner umständlichen Rechtfertigungen. Hintergrundaspekte, Messergebnisse, Bewertungen, Ergebnisse von Wirksamkeitsprüfungen oder andere langwierige Erläuterungen gehören in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, nicht in die Betriebsanweisung.

Der Inhalt: Was muss eine Betriebsanweisung enthalten?

In Betriebsanweisungen werden die folgenden Inhalte berücksichtigt und in der Regel als einzelne Gliederungspunkte genannt:

  • Arbeitsplatz, Arbeitsbereich, Anwendungsbereich, Einsatzbedingungen (bei Maschinen), Tätigkeit
  • Gefahren für Mensch und Umwelt
  • Gefahrstoffe (wenn zutreffend)
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  • Tragen und Verwenden von PSA
  • Verhalten bei Störungen / Gefahrenfall / Unfall
  • Erste-Hilfe-Maßnahmen
  • Instandhaltung (bei Maschinen und technischen Anlagen)
  • Sicherheits- und Notfallmaßnahmen
  • Vorgaben zur sachgerechten Abfallentsorgung
  • ggf. Informationen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge und Impfungen

Für eine einzelne Betriebsanweisung treffen oft nicht alle der genannten Punkte zu. Für das sichere Bedienen einer Maschine sind andere Aspekte wichtig als für den gesundheitsgerechten Umgang mit einer Chemikalie. Auch die Reihenfolge der Punkte ist nicht zwingend vorgeschrieben. Wenn es dafür gute Gründe gibt, können Sie von dem Muster abweichen. Es ist jedoch sinnvoll, wenn Betriebsanweisungen nicht beliebig irgendwelche Verhaltensweisen zusammenstellen, sondern sich innerhalb einer Arbeitsstätte im Aufbau wiedererkennbar ähneln und dem gängigen Standard entsprechen.

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Die Form: Wie muss eine Betriebsanweisung aussehen?

Eine Betriebsanweisung muss stets in Schriftform vorliegen. Die mündliche Anweisung eines Arbeitgebers oder Vorgesetzten kann zwar in gleicher Weise verbindlich und sicherheitsrelevant sein, eine Betriebsanweisung liegt jedoch stets als papiernes oder digitales Dokument vor. Der Umfang besteht oft aus einer DIN-A4-Seite und sollte nicht mehr als maximal 2 DIN-A4-Seiten umfassen.

Für Betriebsanweisungen hat sich eine grafisch einheitliche oder zumindest ähnliche Gestaltung durchgesetzt. Achten Sie auf ein klares Schriftbild. d. h. gut zu lesende Buchstaben mit eindeutigen Buchstabenformen. Verzichten Sie auf Schmuckschriften oder andere „Experimente“. Wichtig ist die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers. Sie belegt deutlich sichtbar die Verbindlichkeit für die Mitarbeiter.

Symbole in der Betriebsanweisung

Warn- oder Gebotssymbole befinden sich meist am Seitenrand. Nutzen Sie Piktogramme für Betriebsanweisungen, denn sie erleichtern das schnelle Erfassen von Gefahrenhinweisen oder Tragegeboten. Verwenden Sie insbesondere die Elemente der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung nach ASR A1.3. Sie sind bewusst so gestaltet, dass sie international und unabhängig von den konkreten Kenntnissen der Schriftsprache verstanden werden.

Das bedeutet die Farbe der Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen sind meist farbig gehalten. Gängige Praxis ist, den Rand der Seite und den Hintergrund der Gliederungsüberschriften im gleichen Farbton zu hinterlegen. Weder das Verwenden von Farbe noch die Zuordnung der einzelnen Farben sind vorgeschrieben. Die folgende Farbcodierung hat sich jedoch durchgesetzt und ist inzwischen weit verbreitet.

  • Orange für Gefahrstoffe
  • Blau für Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Maschinen, Anlagen
  • Grün oder Pink für biologische Arbeitsstoffe
  • Gelb für gentechnische Arbeiten

Wenn es keinen zwingenden Grund dafür gibt, sollten Sie von dieser Zuordnung nicht abweichen. Achten Sie auch auf genügende Kontraste, die Schrift vor farbigem Hintergrund kann weiß oder schwarz sein.

Betriebsanweisungen „vergessen“? – Kein Kavaliersdelikt!

Wer „eine Betriebsanweisung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt“, begeht laut § 22 BetrSichV eine Ordnungswidrigkeit. Versäumt ein Betrieb, Betriebsanweisungen zu erstellen, oder stellt ein Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig nicht sicher, dass seine Beschäftigten Zugang zu den für ihre Aufgaben relevanten schriftlichen Betriebsanweisungen haben, kann dies zu Bußgeldern bis zu 50.000 € führen.

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Autor: Dr. Friedhelm Kring 

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