• 0228 / 95 50 160

Wie Sie rechtssichere und praxistaugliche Betriebsanweisungen erstellen

© RioPatuca – Fotolia
Betriebsanweisung

Auf die Frage, was denn eigentlich eine Betriebsanweisung sei, antworten Mitarbeiter gerne mit „DIN A4 große Aushänge mit Vorschriften zum sicheren Arbeiten mit einer Chemikalie oder an einer Maschine.“ Doch eine Betriebsanweisung ist mehr als nur ein bloßes DIN A4-Blatt. Denn richtig angewendet, können Betriebsanweisungen eine wichtige und schützende Informationsquelle für Mitarbeiter sein und eine nützliche Grundlage für Ihre Unterweisung.

Definition und rechtliche Grundlage einer Betriebsanweisung

Die Betriebsanweisung ist ein Dokument, indem es ausschließlich um den Hinweis auf Gefahren und Schutzmaßnahmen geht. Sie unterliegt der Betriebssicherheitsverordnung, kurz BetrSichV.

„Bevor Beschäftigte Arbeitsmittel erstmalig verwenden, hat der Arbeitgeber ihnen eine schriftliche Betriebsanweisung für die Verwendung des Arbeitsmittels in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung zu stellen.“ (§ 12 BetrSichV)

Die BetrSichV lässt jedoch offen, was genau unter einer Betriebsanweisung zu verstehen ist. Die beste Definition findet sich in der TRGS 555. Danach ist eine Betriebsanweisung die:

  • arbeitsplatz-, tätigkeits- und stoffbezogene,
  • verbindliche und
  • schriftliche

Anordnung und Verhaltensregel des Arbeitgebers an Beschäftigte. Ihr erklärter Zweck ist es Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Betrieb zu gewährleisten und Mitarbeiter vor Unfällen, Gesundheits-, Brand- und Explosionsgefährdungen zu schützen.

Übersehen Sie die Schnittstelle zum Umweltschutz nicht!

Interessant, aber bisweilen leicht übersehen wird, dass die TRGS 555 beim Thema Betriebsanweisungen den Arbeitsschutz eng mit dem Umweltschutz verknüpft. Explizit wird in Abschnitt 3.1(2) auch der „Schutz der Umwelt bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen“ als Ziel von Betriebsanweisungen genannt. Hier besteht demnach eine Schnittstelle der Aufgabengebiete von Sifa und betrieblichen Umweltschützern. Es ist keineswegs vorgesehen, dass Arbeits- und Umweltschützer jeweils eigene Anweisungen erstellen, sondern es ist Kooperation gewünscht, um beide Aspekte in einem Dokument unterzubringen.

Betriebsanweisungen sind zweifach verbindlich – für Arbeitgeber wie für Beschäftigte

Bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), welches den Arbeitsschutz in Deutschland regelt, wird deutlich, dass Anweisungen im Arbeitsschutz auf zweierlei Weise verbindlich sind. Zum einen fordert § 4 Abs. 7: „den Beschäftigten sind geeignete Anweisungen zu erteilen“, was in § 9 ArbSchG durch die Forderung nach „geeigneten Anweisungen“ für besondere Gefahren bekräftigt wird. Eine Betriebsanweisung erstellen ist damit bereits auf Gesetzesebene ein verbindlich vorgeschriebener Prozess im betrieblichen Arbeitsschutz.

Zum anderen sind die Beschäftigten nach § 15 ArbSchG „verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit
bei der Arbeit Sorge zu tragen.“ Damit sind Betriebsanweisungen auch für Mitarbeiter verbindlich, denn auch wenn es hier „Weisung“ oder „Anweisung“ heißt, fallen Betriebsanweisungen eindeutig darunter.

Wann ist eine Betriebsanweisung nötig?

Konkret gefordert werden schriftliche Betriebsanweisungen unter anderem in:

  • § 14 GefStoffV für Gefahrstoffe, beispielsweise beim Arbeitsschutz in der Druckerei,
  • § 14 BioStoffV für Biostoffe,
  • und § 12 GenTSV für gentechnischer Arbeiten.

Darüber hinaus nennen oder fordern auch die Regelwerke der Berufsgenossenschaften immer wieder eine Betriebsanweisung. Das betrifft viele verschiedene Arbeitsplätze, Maschinen und Arbeitsverfahren. Hierzu gehören zum Beispiel Galvaniseure, Ladebrücken, Laserstrahlung, Flurförderzeuge oder Spritzgießmaschinen.

Betriebsanweisungen beziehen sich jedoch in der Regel nicht auf einzelne Rechtsvorschriften, sondern auf:

  • eine Substanz, wie einen Gefahr- oder Biostoff, zum Beispiel zur Verwendung eines Kaltreinigers oder zum Umgang mit Taubenkot.
  • Ein Arbeitsmittel, wie Werkzeuge oder Maschinen, beispielsweise zum Bedienen eines Kettenzugs, eines Laborautoklavs oder zur Verwendung eines Rutschbretts in der Pflege.
  • Einen Arbeitsbereich, wie zum Beispiel an einem Brennofen oder an einer Gesenkbiegepresse.
  • Eine Tätigkeit oder einen Arbeitsprozess, wie zum Beispiel zum Zuschnitt von Glas oder Umgang mit infektiöser Wäsche

Die Betriebsanweisungen müssen auf bestimmte konkrete Tätigkeiten und Arbeitsabläufe zugeschnitten werden. Dabei können Sie die Beschreibung für gleichartige Gefahren und Schutzmaßnahmen an mehreren Arbeitsplätzen in einer Betriebsanweisung zusammenfassen.
Denken Sie daran, dass bei Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten möglicherweise andere Gefährdungen entstehen als beim Normalbetrieb. Wenn das so ist, müssen Sie mehrere Betriebsanweisungen erarbeiten.

Notwendig oder nicht? Kriterium ist die Gefährdungsbeurteilung

In keinem Betrieb dürfte es möglich sein, jeden Handgriff jedes Mitarbeiters bei jeder Tätigkeit über Betriebsanweisungen abzubilden. Dies wäre auch nicht zielführend. Die große Frage ist, wann eine Betriebsanweisung notwendig wird und wann nicht.

Es gibt dazu keine definierte Vorgabe, die man nachlesen oder in Form einer Auflistung von Tätigkeiten, Werkzeugen oder Maschinen irgendwo herunterladen könnte. Zwingend vorgeschrieben sind Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahr- und Biostoffen. Alles Weitere müssen Sie über Ihre Gefährdungsbeurteilung eigenverantwortlich klären. Bei vielen Maschinen, Anlagen, Arbeitsverfahren usw. sind Gefährdungen nicht auszuschließen, sodass Betriebsanweisungen angebracht sind. Hat Ihre Gefährdungsbeurteilung jedoch ergeben, dass nur eine geringe Gefährdung vorliegt, ist eine Betriebsanweisung normalerweise nicht notwendig.

Die 3 Fragen helfen bei als Ausschlusskriterium:

  1. Hat Ihre Gefährdungsbeurteilung Verletzungsgefahren oder Gesundheitsrisiken aufgezeigt?
  2. Kam es bereits zu Unfällen, Beinahe-Unfällen oder kritischen Situationen?
  3. Besteht eine erhöhte Unfallgefahr durch besondere Bedingungen der Arbeitsumgebung wie schlechte Sicht, Lärm oder räumliche Enge?

Wichtig: Das Vorliegen eines Sicherheitsdatenblattes ersetzt nicht die Pflicht, eine Betriebsanweisung zum Umgang mit dem Stoff zu erstellen, wenn dieser mit Gefahren verbunden ist. Bei einem Werkzeug oder einer Maschine kann es jedoch genügen, dass Sie die mitgelieferte Gebrauchs- oder Betriebsanleitung zur Verfügung stellen, wenn diese alle sicherheitsrelevanten Informationen enthält (s. § 12 Abs. 2 BetrSichV).

Diese Anforderungen hat Ihre Betriebsanweisung zu erfüllen

Trotz der Bedeutung und Häufigkeit von Betriebsanweisungen gibt es nur wenig konkrete Vorgaben zu Gestaltung und Inhalt. Doch damit eine Betriebsanweisung ihren Zweck optimal erfüllt, sollten Sie einige Aspekte beachten. Im Gegensatz zu einer Betriebsanleitung ist eine Betriebsanweisung stets kurz und kompakt gehalten. Die Informationen sollten schnell erfassbar sein, ohne Nebensächlichkeiten und komplizierte Details. Die Betriebsanweisung ist in ihrem Charakter eine Anweisung. Diese muss in erster Linie verständlich sein und bedarf keiner umständlichen Rechtfertigungen. Hintergrundaspekte, Messergebnisse, Bewertungen, Ergebnisse von Wirksamkeitsprüfungen oder andere langwierige Erläuterungen gehören in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, nicht in die Betriebsanweisung.

Der Inhalt: Was muss eine Betriebsanweisung enthalten?

In Betriebsanweisungen werden die folgenden Inhalte berücksichtigt und in der Regel als einzelne Gliederungspunkte genannt:

  • Arbeitsplatz, Arbeitsbereich, Anwendungsbereich, Einsatzbedingungen (bei Maschinen), Tätigkeit
  • Gefahren für Mensch und Umwelt
  • Gefahrstoffe (wenn zutreffend)
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  • Tragen und Verwenden einer persönlichen Schutzausrüstung
  • Verhalten bei Störungen / Gefahrenfall / Unfall
  • Erste-Hilfe-Maßnahmen
  • Instandhaltung (bei Maschinen und technischen Anlagen)
  • Sicherheits- und Notfallmaßnahmen
  • Vorgaben zur sachgerechten Abfallentsorgung
  • gegebenenfalls Informationen zur arbeitsmedizinischen Untersuchung, Vorsorge und Impfungen

Für eine einzelne Betriebsanweisung treffen oft nicht alle der genannten Punkte zu. Für das sichere Bedienen einer Maschine sind andere Aspekte wichtig als für den gesundheitsgerechten Umgang mit einer Chemikalie. Auch die Reihenfolge der Punkte ist nicht zwingend vorgeschrieben. Wenn es dafür gute Gründe gibt, können Sie von dem Muster abweichen. Es ist jedoch sinnvoll, wenn Betriebsanweisungen nicht beliebig irgendwelche Verhaltensweisen zusammenstellen, sondern sich innerhalb einer Arbeitsstätte im Aufbau wiedererkennbar ähneln und dem gängigen Standard entsprechen.

Die Form: Wie muss eine Betriebsanweisung aussehen?

Eine Betriebsanweisung muss stets in Schriftform vorliegen. Die mündliche Anweisung eines Arbeitgebers oder Vorgesetzten kann zwar in gleicher Weise verbindlich und sicherheitsrelevant sein, eine Betriebsanweisung liegt jedoch stets als papiernes oder digitales Dokument vor. Der Umfang besteht oft aus einer DIN-A4-Seite und sollte nicht mehr als maximal 2 DIN-A4-Seiten umfassen.

Für Betriebsanweisungen hat sich eine grafisch einheitliche oder zumindest ähnliche Gestaltung durchgesetzt. Achten Sie auf ein klares Schriftbild. Das heißt gut zu lesende Buchstaben mit eindeutigen Buchstabenformen. Verzichten Sie auf Schmuckschriften oder andere „Experimente“. Wichtig ist die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers. Sie belegt deutlich sichtbar die Verbindlichkeit für die Mitarbeiter.

Symbole in der Betriebsanweisung

Warn- oder Gebotssymbole befinden sich meist am Seitenrand. Nutzen Sie Piktogramme für Betriebsanweisungen. Denn sie erleichtern das schnelle Erfassen von Gefahrenhinweisen oder Tragegeboten. Verwenden Sie insbesondere die Elemente der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung nach ASR A1.3. Sie sind bewusst so gestaltet, dass sie international und unabhängig von den konkreten Kenntnissen der Schriftsprache verstanden werden.

Das bedeutet die Farbe der Betriebsanweisung

Betriebsanweisungen sind meist farbig gehalten. Gängige Praxis ist, den Rand der Seite und den Hintergrund der Gliederungsüberschriften im gleichen Farbton zu hinterlegen. Weder das Verwenden von Farbe noch die Zuordnung der einzelnen Farben sind vorgeschrieben. Die folgende Farbcodierung hat sich jedoch durchgesetzt und ist inzwischen weit verbreitet:

  • Orange für Gefahrstoffe.
  • Blau für Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Maschinen, Anlagen.
  • Grün oder Pink für biologische Arbeitsstoffe.
  • Gelb für gentechnische Arbeiten.

Wenn es keinen zwingenden Grund dafür gibt, sollten Sie von dieser Zuordnung nicht abweichen. Achten Sie auch auf genügende Kontraste, die Schrift vor farbigem Hintergrund kann weiß oder schwarz sein.

Wer darf eine Betriebsanweisung erstellen?

Eine Betriebsanweisung erstellen, gilt als grundlegende Arbeitsschutzanforderung und somit als Pflicht des Arbeitgebers. Dieser kann sich von Sifas, einem Betriebsarzt, Umweltbeauftragten oder auch externen Fachleuten, zum Beispiel von Unfallversicherungsträgern oder der Arbeitsschutzbehörde, beraten lassen. In vielen Fällen wird der Arbeitgeber das Erstellen von Betriebsanweisungen an Führungskräfte delegieren und häufig landet die Aufgabe dann bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Betriebsanweisungen „vergessen“? – Kein Kavaliersdelikt!

Wer „eine Betriebsanweisung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt“, begeht laut § 22 BetrSichV eine Ordnungswidrigkeit. Versäumt ein Betrieb, Betriebsanweisungen zu erstellen, oder stellt ein Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig nicht sicher, dass seine Beschäftigten Zugang zu den für ihre Aufgaben relevanten schriftlichen Betriebsanweisungen haben, kann dies zu Bußgeldern bis zu 50.000 € führen.

Autor: Redaktion Safety Xperts

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
0228 / 95 50 160

* Selbstverständlich können Sie die Broschüren auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.