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Gefährdungsbeurteilung dokumentieren: Das sollten Sie beim Archivieren beachten

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Gefährdungsbeurteilung dokumentieren

Das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen ist mitbestimmungspflichtig gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz, daher haben Ihre Arbeitnehmervertreter ein Recht auf Einsicht. Auch die Arbeitsschutzbehörde oder Aufsichtspersonen Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse wollen Ihre Nachweise zur Gefährdungsbeurteilung vielleicht sehen. Dass Sie die Gefährdungsbeurteilung dokumentieren und archivieren ist somit zwingend erforderlich.

Die Pflicht zur Erstellung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung liegt zwar beim Arbeitgeber, dieser kann die Aufgabe jedoch an die Fachkraft für Arbeitssicherheit delegieren. Mit einer gut sortierten, vollständigen und schnell auffindbaren bzw. abrufbaren Dokumentation belegen Sie Ihre Kompetenz als Arbeitsschützer.

Mehr zum Thema: Gefährdungsbeurteilung erstellen

So sollten Sie die Gefährdungsbeurteilung dokumentieren

Auf welche Weise Sie Ihre Gefährdungsbeurteilungen vorhalten, ist Ihnen freigestellt. Es sollte jedoch in jedem Fall klar werden,

  • wann die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt wurde.
  • welche Akteure daran beteiligt waren.
  • für welche Betriebsbereiche, Arbeitsplätze, Maschinen etc. die Gefährdungsbeurteilung gilt.
  • welche Arbeitsabläufe, Tätigkeiten, Arbeitsmittel, ggf. Gefahrstoffe usw. erfasst wurden.
  • wer für die jeweilige Gefährdungsbeurteilung verantwortlich ist.

Wenn Sie regelmäßig Gefährdungsbeurteilungen durchführen – und das sollten Sie –, werden sich im Lauf der Zeit viele Dateien ansammeln. Andere Dokumente haben Sie vielleicht bereits vorgefunden, als Sie ins Unternehmen gekommen sind und mit Ihrer Tätigkeit als Fachkraft für Arbeitssicherheit begonnen haben.

Mit folgenden 3 Ansätzen behalten Sie den Überblick auch über Dutzende von Gefährdungsbeurteilungen:

  1. Legen Sie eine Ordner-Hierarchie an. Sinnvoll ist eine Struktur, die z. B. dem Organigramm Ihres Unternehmens entspricht oder die nach Gebäuden, Abteilungen, Arbeitsbereichen o. a. sortiert ist.
  2. Versehen Sie Dateinamen mit dem Thema der Gefährdungsbeurteilung und der Jahreszahl der letzten Aktualisierung. So ist jedes Dokument schnell aufzufinden.
  3. Binden Sie Ihre Dokumente in die Backup-Systeme Ihres Arbeitsplatzrechners oder Firmennetzwerks ein.

Tipp: Es ist unbedingt empfehlenswert, Dokumente zu Gefährdungsbeurteilungen mindestens 10 Jahre lange aufzubewahren.

Kurz und knackig Gefährdungsbeurteilungen dokumentieren

Sie müssen in Ihrer Dokumentation nicht alle Informationen wiederholen, die bereits schriftlich im Betrieb vorhanden sind. Verweisen Sie auf andere sicherheits- und gesundheitsrelevante Dokumente, wie z.B.

  • Bedienungsanleitungen
  • Sicherheitsdatenblätter
  • Betriebsanweisungen
  • Gefahrstoffkataster

Es ist nicht vorgeschrieben, dass Sie auch sämtliche relevanten Rechtsquellen zitieren. Dies ist aber in vielen Fällen sinnvoll, denn damit erleichtern Sie ein späteres Überarbeiten der Gefährdungsbeurteilung. Für jeden, der sich künftig mit Ihrer Dokumentation befasst, wird deutlich, welche Normen, arbeitsmedizinischen Quellen und Dokumente aus den Regelwerken der Gefährdungsbeurteilung und dem Maßnahmenkatalog zugrunde liegen. Auch können Sie bei einer möglichen Plausibilitätsprüfung der Arbeitsschutzbehörde auf diese Weise schnell zeigen, wie Sie zu Ihren Einschätzungen und Maßnahmen gekommen sind.

Dokumentation ist eine Pflicht mit vielen Vorteilen

Sehen Sie das Dokumentieren von erkannten Gefährdungen und getroffenen Maßnahmen nicht als lästige Pflicht. Sie erledigen diese Aufgabe nicht für die Arbeitsschutzbehörde oder Ihren Unfallversicherungsträger. Sie betreiben damit aktiv Unfallverhütung und Gesundheitsvorsorge für Ihre Mitarbeiter und Kollegen.

Eine schriftliche Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

  • ist die Planungsgrundlage aller Aktivitäten für die Sicherheit und Gesundheit im Betrieb.
  • liefert Ihnen eine gute Basis für die Inhalte der durchzuführenden Sicherheitsunterweisungen.
  • ist Grundlage für den Umfang der betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung nach DGUV-Vorschrift 2.
  • erhöht die Rechtssicherheit aller Beteiligten in einem Schadensfall. Der Staatsanwalt wird Ihre Dokumentation nach einem schweren Arbeitsunfall sehen wollen.
  • setzt die Weichen für ein sicheres Arbeiten in Ihrem Unternehmen mit sinkenden Unfallzahlen und weniger Ausfalltagen wegen Krankheit und Arbeitsunfähigkeit.

Eine Gefährdungsbeurteilung dokumentieren und zu archivieren ist oft mit wenig Aufwand verbunden und sichert Sie rechtlich ab.

Autor: Dr. Friedhelm Kring

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