So schaffen Sie Transparenz bei Zuständigkeiten und Prozessen im Arbeitsschutz

Im Arbeitsschutz sind klare Zuständigkeiten entscheidend, um Risiken zu minimieren und im Ernstfall schnell reagieren zu können. Mit einer Aufgaben- und Zuständigkeitsmatrix schaffen Sie Transparenz und stellen sicher, dass alle Beteiligten ihre Rolle kennen. Sie nutzen damit nicht nur ein organisatorisches Werkzeug, sondern erfüllen auch die gesetzlichen Anforderungen. Im Folgenden finden Sie eine solche Matrix an den Beispielen „Notfallorganisation“ und „Gefährdungsbeurteilung“.

Untergliedern Sie mit der Aufgaben- und Zuständigkeitsmatrix Ihren Gesamtprozess zeilenweise in Teilprozesse. Für jeden einzelnen Teilprozess legen Sie die Zuständigkeiten fest. Unterscheiden Sie dabei:

• E = Entscheidung – Wer ist für diesen Teilprozess entscheidungsbefugt?
• D = Durchführung – Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
• M = Mitarbeit – Wer leistet Zuarbeit in diesem Teilprozess?
• I = Information – Wem wird das Ergebnis oder der Status des Teilprozesses berichtet?

Jede am Gesamtprozess beteiligte Abteilung erhält hierfür eine eigene Spalte. In der letzten Spalte halten Sie fest, wo eine detaillierte Dokumentation zum entsprechenden Teilprozess zu finden ist.

Beispiel 1: Notfallorganisation

Die Notfallorganisation umfasst alle Maßnahmen, die im Fall eines Brandes, einer Evakuierung oder eines medizinischen Notfalls greifen müssen. Mit der Matrix ordnen Sie Aufgaben wie das Erstellen von Notfallplänen, die Organisation von Brandschutzübungen und die Kontrolle von Erste-Hilfe-Stationen klar den Verantwortungsbereichen zu. Ihr Ziel: Schnelle und koordinierte Abläufe im Ernstfall, um Personen- und Sachschäden zu vermeiden.

Beispiel 2: Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist das Fundament des Arbeitsschutzes. Sie dient dazu, Gefährdungen systematisch zu ermitteln, Risiken zu bewerten und geeignete Maßnahmen festzulegen. Mit der Matrix sehen Sie auf einen Blick, wer für die Durchführung, Dokumentation und Nachbereitung verantwortlich ist. Ihr Ziel: Risiken erkennen, bevor Unfälle passieren, und die Arbeitsbedingungen kontinuierlich verbessern.