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So optimieren Sie Ihr Fehlzeitenmanagement

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Fehlzeitenmanagement, Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiter fehlen, führt das zu wirtschaftlichen Einbußen. Mit einem Fehlzeitenmanagement können Unternehmen systematisch Ursachen für Fehlzeiten zu ermitteln, um Ausfallzeiten zu senken.

Ausfälle von Mitarbeitern haben unterschiedliche Ursachen: Weiterbildung, Krankheit, Elternzeit usw. Gar nicht so selten steckt auch eine fehlende Motivation dahinter. Der „blaue Montag“ ist nur eine Variante davon. Fehlzeitenmanagement kann helfen, die Zahl der Ausfalltage zu senken. Es ist jedoch kein Allheilmittel. Fachleute verweisen auf einen „Sockelbeitrag“ an Ausfalltagen beispielsweise durch Infektionskrankheiten oder altersbedingte Leiden, die es immer geben wird.

Am Anfang steht die Analyse

Für eine Analyse der Ausfalltage sollte nicht nur deren Zahl erfasst werden. Wichtig sind folgende anonymisierte Daten: Alter, Geschlecht, Arbeitsbereich (Abteilung) bzw. Beschäftigtengruppen (Azubis, Springer usw.). Werden diese Daten ausgewertet, kann das Hinweise auf mögliche Ursachen geben.

Wichtig dabei ist nicht nur die absolute Zahl, sondern der Vergleich mit Daten aus Vorjahren und den Zahlen anderer Unternehmen der Branche (siehe Tabelle).

Fragenkatalog zur Analyse der Fehlzeiten
Prüffrage Hinweis
Liegt die Zahl der Fehltage im Unternehmen im üblichen Rahmen? Daten des Vorjahres, Gesundheitsberichte der Krankenkassen
Wie hoch ist der „echte“ Krankenstand?
Gibt es dabei Abteilungen, Personengruppen mit auffälligen Werten?
Fehlzeiten aussortieren, die nicht zu beeinflussen sind, z. B. Kuren, Elternzeit, Pflege von erkrankten Kindern
Wie hoch ist die Zahl der Langzeitkranken, die mehr als 6 Wochen pro Jahr fehlen?

Gibt es dabei Abteilungen oder Personengruppen mit auffälligen Werten?

Wenn Mitarbeiter z. B. jährlich 6-mal für 2 bis 3 Tage ausfallen, kann das ein Hinweis auf schlechte Stimmung/ Motivation sein.
Gibt es Bereiche, in denen sich solche Fälle häufen? Anzeichen für Mängel im Führungsverhalten
Gibt es Bereiche, die positiv herausstechen? Hier evtl. nach positiven Impulsen bzw. Erfahrungen suchen
Gibt es für alle Bereiche eine Gefährdungsbeurteilung? Einschätzung physischer und psychischer Belastungen schafft eine Basis, um Maßnahmen abzuleiten

 

TIPP
Auch die Altersstruktur und Geschlechterverteilung innerhalb der Belegschaft bieten möglicherweise Ansatzpunkte. Prüfen Sie, ob z. B. Maßnahmen zur Frauen- und Familienförderung, zu speziellen Angeboten für ältere Mitarbeiter oder für Ihre Azubis sinnvoll sind.

Geeignete Maßnahmen beim Fehlzeitenmanagement ableiten

Wenn die Daten vorliegen und die Fragen der Prüfliste beantwortet wurden, geht es an die Planung der erforderlichen Maßnahmen. Dabei lassen sich grundsätzlich 3 Szenarien beschreiben.

Szenario 1: Nur ein bestimmter Arbeitsbereich ist besonders betroffen.

Die auffällige Abteilung muss im Fehlzeitenmanagement genauer betrachtet werden: Gibt es besonders belastende Arbeitsprozesse, z. B. schwere körperliche Arbeit? Oder liegt ein Führungsproblem vor und die Ausfälle sind motivationsbedingt?

Szenario 2: Im gesamten Unternehmen verursacht nur ein kleiner Teil der Belegschaft den größten Teil der Fehlzeiten.

Das wäre dann eine Aufgabe für den Betriebsarzt, der die betroffenen Personen berät. Mit viel Fingerspitzengefühl wäre hier zu prüfen, ob nicht der „private Anteil“ eine erhebliche Rolle spielt. Stress in der Familie, Konflikte und Mobbing, aber auch ungesundes Alltagsverhalten können Krankheiten verursachen.

WICHTIG
Die Privatsphäre der Mitarbeiter darf nicht verletzt werden.

Szenario 3: Fehlzeiten verteilen sich ohne besondere Häufungen auf das gesamte Unternehmen.

Wenn die Zahlen im branchenüblichen Durchschnitt liegen, sollten Sie nach Maßnahmen suchen, die positives Verhalten verstärken. Wenn die Werte jedoch (in allen Abteilungen gleich) schlecht sind, ist es Zeit für ein langfristiges und umfassendes Fehlzeitenmanagement, das im gesamten Unternehmen umgesetzt werden kann. Wichtige Elemente dabei sind:

  • Organisationsentwicklungsziele
  • Personalentwicklungsplan
  • Beteiligung der Beschäftigten
  • Ausbau der sozialen Führungskompetenz

Mit dem geeigneten Schwerpunkt beim Fehlzeitenmanagement starten

Die Auslöser bzw. Ursachen für Erkrankungen sind der Schlüssel für geeignete Maßnahmen. Wichtig ist dabei eine Beziehung zwischen den Auslösern und dem Arbeitsplatz. Ein einfaches Beispiel: Es häufen sich Erkältungen, weil eine Klimaanlage zu kalt eingestellt ist. In diesem Fall ist es einfach, die Auslöser in den Griff zu bekommen. In anderen Fällen kann das wesentlich komplizierter werden. Aber je genauer Sie die Ursachen für die Fehlzeiten definieren können, desto leichter wird es Ihnen fallen, sinnvolle Maßnahmen abzuleiten.

TIPP
Beginnen Sie mit Maßnahmen in einzelnen Abteilungen. Am besten dort, wo Sie mit Rückendeckung von Führungskräften und Mitarbeitern rechnen können. Wenn die Maßnahmen etwas bringen, spricht sich das schnell herum.

Bewährt haben sich beispielsweise folgende Schwerpunkte, vorausgesetzt natürlich, dass sie situationsbedingt eingesetzt werden.

Schwerpunkt 1: Klassischen Arbeitsschutz verbessern

Wirkungsvoll, wenn noch nicht alle Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz umgesetzt wurden. Handlungsbedarf besteht, wenn etwa herumliegendes Werkzeug zur Stolperfalle wird oder Arbeitsplätze nicht ergonomisch eingerichtet sind.

Schwerpunkt 2: Gestaltung des Arbeitsplatzes

Wirkungsvoll, wenn die Fehlzeiten auf psychische Belastungen durch schlechte Arbeitsorganisation zurückzuführen sind. Verbessern Sie z. B. die Möglichkeit zu ungestörter Arbeit. Klären Sie gemeinsam mit den Beschäftigten, wie Arbeitsabläufe optimiert werden können.

Schwerpunkt 3: Arbeitszeiten möglichst flexibel gestalten

Wirkungsvoll, wenn Fehlzeiten entstehen, weil die Work-Life-Balance nicht stimmt. Starre Arbeitszeiten werden von vielen Menschen als große Einschränkung empfunden. Wer mithilfe von Gleitzeit, Arbeitszeitkonten oder befristeter Teilzeit mal kürzer treten oder den Alltag einfacher organisieren kann, ist leistungsfähiger und motivierter. Dies sind nur einige Beispiele – entscheidend für die ersten Maßnahmen muss immer die Analyse in Ihrem Unternehmen sein.

TIPP
Oft ist es ergiebiger, sich mit der Motivation für Anwesenheit und Leistung auseinanderzusetzen, als sich zu intensiv mit Leistungsverweigerern zu beschäftigen.

 

Passend zum Thema: Wie Sie ein wirkungsvolles BGM Konzept aufbauen

Autor: Uta Fuchs

 

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