In 7 Schritten zur psychischen Gefährdungsbeurteilung

Die Erstellung der psychischen Gefährdungsbeurteilung ist eine gesetzliche Pflicht geworden. In den „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ der Aufsichtsbehörden (GDA) finden Sie ganz konkrete Vorschläge, worauf Sie im Alltag achten sollten. Unabhängig davon, in welcher Funktion Sie sich um psychische Belastungen am Arbeitsplatz kümmern – die folgenden 7 Schritte sollten für Sie unbedingt die Grundlage für alle Entscheidungen sein.

Bevor die psychische Gefährdungsbeurteilung zur Belastungsprobe für Sie als Sifa wird, sollten Sie sich überlegen, wie Sie systematische an die Erstellung herantreten können.

So erstellen Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung schrittweise

In den „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ der Aufsichtsbehörden finden Sie ganz konkrete Vorschläge, wie Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung in den Alltag integrieren können. Unabhängig davon, in welcher Funktion Sie sich um psychische Belastungen am Arbeitsplatz kümmern – die folgenden 7 Schritte sollten für Sie unbedingt die Grundlage für alle Entscheidungen sein. Zusätzlich haben sich im Alltag einige Punkte ergeben, auf die ich Sie hinweisen möchte, wenn Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung durchführen. Denn natürlich gibt es mittlerweile zahlreiche Arbeitgeber, die in den letzten Jahren Erfahrungen gesammelt und unserer Redaktion davon berichtet haben. Wenn Sie die folgenden Vorgehensweisen berücksichtigen, werden Sie schneller und vor allem effizienter ans Ziel kommen.

Schritt 1: Festlegen von Tätigkeiten/ Bereichen

In der GDA-Broschüre heißt es: „Im ersten Schritt der Gefährdungsbeurteilung sind die Tätigkeiten/Bereiche festzulegen, die beurteilt werden sollen. Tätigkeiten/Bereiche mit Arbeitsbedingungen, die in Bezug auf die psychische Belastung gleichartig sind, können zu einer Einheit zusammengefasst werden. Diese Einheiten müssen nicht notwendig mit denen übereinstimmen, die für die Beurteilung anderer Gefährdungsfaktoren (zum Beispiel nach Arbeitsstättenverordnung) festgelegt wurden.“

Darauf sollten Sie achten: Hier greift auch der Begriff der „Arbeitsplatztypen“. Das sind Arbeitsplätze, die die gleichen organisatorischen, technischen und räumlichen Verhältnisse sowie gleiche Aufgaben aufweisen. Üblicherweise gibt es für jeden Arbeitsplatz eine Stellenbeschreibung, an der man sich orientieren kann. Wichtig zu beachten ist: In kleineren Unternehmen oder Bereichen, in denen wenige Mitarbeiter vieles gemeinsam erledigen müssen, kann es tatsächlich nur sehr wenige Arbeitsplatztypen geben – vielleicht sogar nur einen, wenn hier jeder Arbeitnehmer die gleiche, sehr breit angelegte, Tätigkeit ausübt.

Schritt 2: Ermittlung der psychischen Belastung der Arbeit

In der GDA-Empfehlung heißt es: „[…] geht es darum, die psychische Belastung der Arbeit für die gewählten Tätigkeiten/Bereiche zu ermitteln. Welche Belastungsfaktoren im Einzelnen bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind, ist mit Blick auf die konkreten Tätigkeitsanforderungen und Bedingungen der zu beurteilenden Arbeit zu entscheiden. Einen Überblick über psychische Belastungsfaktoren gibt die Zusammenstellung in der Anlage 1 dieser Empfehlungen.“

Was dieser Schritt für Sie bedeutet: Die Belastungen können nicht nur durch eine Mitarbeiterbefragung ermittelt werden. Diese wird in den Empfehlungen nur „als eine Möglichkeit“ bezeichnet. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die in Anlage 1 genannten Belastungsfaktoren berücksichtigen, ansonsten riskieren Sie, dass die Gefährdungsbeurteilung teilweise oder sogar komplett nicht anerkannt wird. Wenn Sie von einem externen Dienstleister, der eigenen Sicherheitsfachkraft oder dem Betriebsarzt Fragebögen oder Unterlagen erhalten, die nicht die psychischen Belastungsfaktoren berücksichtigen, haften diese unter Umständen nach § 287 Abs. 1 BGB. In unserem Archiv finden Sie eine Unterlage, in der Ihnen derjenige, der Ihnen den Fragebogen zur Verfügung stelle, bestätigt, dass das Konzept GDA-konform ist.

Schritt 3: Beurteilung der psychischen Belastung der Arbeit

„Die Beurteilung der ermittelten psychischen Belastung zielt darauf ab, einzuschätzen, ob Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind und, wenn ja, welche dies sein können. Zur Beurteilung gibt es für viele Belastungsfaktoren keine spezifischen rechtlichen Festsetzungen außer der grundlegenden Forderung, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten und zu verbessern.“ So definiert die GDA die Zielsetzung.

Das bedeutet für Sie: Die einfachste Lösung dürfte für die meisten Arbeitgeber der Workshop sein, in dem die Ergebnisse von Schritt 2 (z. B. Befragungen) diskutiert werden. Die Erfahrung zeigt, dass Sie am besten zu Ergebnissen kommen, wenn Sie Fragen vorbereitet haben, die die 2 Kriterien erfüllen: zum einen die schon erwähnten GDA-Merkmalsbereiche (dort: Anlage 1), zum anderen die ISO 10075 (Belastungs-Beanspruchungsmodell). Die dortigen Fragen nach psychischer Erschöpfung, psychischerer Ermüdung und Monotonie helfen, schnell ungeeignete Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz zu identifizieren. Auch hier gilt also: Lassen Sie sich vorab vom Moderator bestätigen, dass diese Punkte berücksichtigt werden.

Schritt 4: Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen

Für die Umsetzung sieht die GDA-Empfehlung wie folgt aus: „Wenn im Ergebnis der Beurteilung der psychischen Belastung festgestellt wurde, dass Maßnahmen erforderlich sind, müssen in einem vierten Schritt geeignete Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden. Diese müssen aus den Ergebnissen der Beurteilung abgeleitet und nachvollziehbar begründet sein. […] Hierbei sind Maßnahmen zu bevorzugen, die sich auf Verhältnisse (Organisation, Struktur, Prozesse, Tätigkeiten) beziehen, gegenüber Maßnahmen, die auf das Verhalten der Beschäftigten abzielen.“

Wichtig für Sie zu wissen: Die meisten Fehler werden an dieser Stelle dadurch gemacht, dass Maßnahmen aus dem Bereich Verhalten bevorzugt werden. Yoga, Stress-Management, Zeitmanagement – das sind Maßnahmen, die nicht an den Verhältnissen ansetzen und deshalb in der Regel nur dann akzeptiert werden, wenn Verhältnisse schon korrigiert worden sind.

Die meisten Verhältnisse betreffen im Alltag Abläufe, Verfahrensanweisungen und Vorgaben. Einzige zulässige Verhaltensmaßnahmen sind Schulungen der Führungskräfte, beispielsweise in mentaler Mitarbeiterführung, denn das Verhalten einer Führungskraft ist für den Mitarbeiter wieder auch ein Verhältnis.

Schritt 5: Wirksamkeitskontrolle

Laut GDA besteht die folgende Pflicht: „Zu den Grundpflichten des Arbeitgebers gehört es auch, getroffene Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen (§ 3 ArbSchG). Dazu gehört die Beurteilung, ob sich die psychische Belastungssituation nach Umsetzung der Maßnahmen in der gewünschten Weise verändert hat oder nicht.“

Darauf sollten Sie achten: Hier ist die Mitarbeiterbefragung, die in Schritt 2 sehr oft umgesetzt wird, ein äußerst wirksames Kontrollwerkzeug. Das bedeutet für Sie: 6 Monate nach der Durchführung der Maßnahme kann an dem Arbeitsplatztyp durch eine erneute Befragung sehr gut festgestellt werden, ob die Maßnahmen Wirkung zeigen. Berücksichtigen Sie dies auch bei der Gesamt-Kostenkalkulation.

Schritt 6: Aktualisierung/Fortschreibung

In den GDA-Leitlinien heißt es: „Die Gefährdungsbeurteilung muss aktuell sein, sich also auf die aktuellen Gegebenheiten beziehen. Es ist empfehlenswert, die Aktualität der Gefährdungsbeurteilung in regelmäßigen Abständen zu prüfen. Sie ist zu aktualisieren, wenn sich die der Gefährdungsbeurteilung zugrunde liegenden Gegebenheiten geändert haben (§ 3 Abs. 1 ArbSchG).“

Das bedeutet für Sie: Hier erwähnt die GDA nicht, dass andere Vorschriften und Vorgaben anderer Aufsichtsbehörden, wie z. B. der DGUV und der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft, konkret Zeiträume nennen und in jedem Fall eine erneute Überprüfung fordern. In der Regel können Sie davon ausgehen, dass die psychische Gefährdungsbeurteilung spätestens alle 5 Jahre erneut durchgeführt werden sollte.

Schritt 7: Dokumentation

„Alle Betriebe sind gesetzlich zu einer Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verpflichtet (siehe § 6 ArbSchG). Aus der Dokumentation muss erkennbar sein, dass die Gefährdungsbeurteilung angemessen durchgeführt wurde. Die Unterlagen müssen daher Angaben zu dem Ergebnis der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung, zur Festlegung der erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen sowie zu den Ergebnissen der Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen enthalten.“ Darauf beruft sich die GDA.

Sichern Sie sich vor Haftungsfällen: Diese Dokumentation kann auch als reine EDV-Dokumentation beispielsweise in Form von PDF-Dokumenten erfolgen. Damit im Haftungsfall nicht der Vorwurf der Manipulation im Raum steht, sollten Sie sie in jedem Fall schriftlich festhalten.