- Schriftliche Agenda: Zur besseren Vorbereitung sollte jeder die Themen, die Ziele und den Zeitplan vorher kennen. Verteilen Sie deshalb rechtzeitig eine Agenda mit den Tagesordnungspunkten (TOP). Auch wenn Sie dringende Besprechungen telefonisch vereinbaren, geben Sie die Themen immer genau an. Also nicht: „Kann ich Sie mal wegen der Reha von Herrn Jäggi sprechen?“ Sondern: „Nach der Reha ist Herr Jäggi noch nicht in der Lage, schwere Sachen zu lüpfen. Ich möchte mit Ihnen bereden, wie wir ihn jetzt einsetzen können.“
- Störungen verhindern: Natels sind tabu, Unbeteiligte bleiben draussen. Privatgespräche beenden Sie meist schon durch Blickkontakt oder Sie schweigen plötzlich einen Moment. Ganz Beharrliche sprechen Sie in ruhigem Ton direkt an.
- Abgleitende Diskussionen: Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es wieder zum Hauptpunkt zurück. Verweisen Sie dabei auf die Agenda. Vereinbaren Sie allfällig, das Nebenthema in der nächsten Besprechung zu behandeln.
- Vielredende bremsen: Wenn jemand nicht auf den Punkt kommt oder kein Ende findet, versuchen Sie, den Gedankengang nachzuvollziehen. Unterbrechen Sie die Person dann höflich, indem Sie diesen zu einer Kernaussage zusammenfassen. Bitten Sie Vielredende, sich im Interesse aller kurz zu fassen.
- Killerphrasen: Lassen Sie sich nicht durch Killerphrasen wie „Schon wieder Sie mit Ihren …“ oder „Das war schon immer so …“ aus der Ruhe bringen. Gehen Sie einfach darüber hinweg und fahren Sie mit Ihren Ausführungen fort – aber nur, wenn Sie wirklich sicher sind, dass die Einwände unsachlich erscheinen. Andernfalls prüfen Sie, ob Ihr Gegenüber vielleicht mehr Informationen zu dem Thema hat als Sie. Fragen Sie gezielt nach.
- Fakten, Fakten, Fakten: Je mehr Sie wissen, um so überzeugender können Sie argumentieren. Haben Sie deshalb alle wichtigen Daten zum Problem parat. Also nicht: „Die Beschäftigten sind immer öfter krank.“ Sondern: „Im Formenbau hatten wir in der ersten Jahreshälfte 75 krankheitsbedingte Absenztage, im ganzen letzten Jahr waren es nur 50.“
- Erstellen Sie ein Ergebnisprotokoll: Fassen Sie nach der Sitzung die wichtigsten Ergebnisse stichwortartig zusammen und verteilen Sie das Protokoll an die Teilnehmenden – am besten sofort. Wurden Aufgaben vergeben, notieren Sie Verantwortliche und Termine! Wichtig: Wenn die Diskussion sehr kontrovers verlief, sollten alle Teilnehmenden das Protokoll visieren. So kann niemand hinterher eine Massnahme torpedieren, weil sie so nicht beschlossen worden sei.
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