- Schriftliche Tagesordnung: Zur besseren Vorbereitung sollte jeder die Themen, die Ziele und den Zeitplan vorher kennen. Verteilen Sie deshalb rechtzeitig eine Tagesordnung. Auch wenn Sie dringende Besprechungen telefonisch vereinbaren, geben Sie die Themen immer genau an. Also nicht: „Kann ich Sie mal wegen der Vorsorgeuntersuchungen sprechen?“, sondern: „Die Vorsorgeuntersuchung hat ergeben, dass Herr Meier nicht mehr schwer heben kann. Ich möchte mit Ihnen besprechen, wie wir ihn jetzt einsetzen können.“
- Störungen verhindern: Handys sind tabu, Unbeteiligte bleiben draußen. Privatgespräche beenden Sie meist schon durch Blickkontakt oder Sie schweigen plötzlich einen Moment. Ganz Beharrliche sprechen Sie in ruhigem Ton direkt an.
- Abgleitende Diskussionen: Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es wieder zum Hauptpunkt zurück. Verweisen Sie dabei auf die Tagesordnung. Vereinbaren Sie gegebenenfalls, das Nebenthema in der nächsten Besprechung zu behandeln.
- Vielredner bremsen: Wenn jemand nicht auf den Punkt kommt oder kein Ende findet, versuchen Sie, seinen Gedankengang nachzuvollziehen. Unterbrechen Sie ihn dann höflich, indem Sie diesen zu einer Kernaussage zusammenfassen. Bitten Sie Vielredner, sich im Interesse aller kurz zu fassen.
- Killerphrasen: Lassen Sie sich nicht durch Killerphrasen wie: „Schon wieder Sie mit Ihren …“ oder „Das war schon immer so …“ aus der Ruhe bringen. Gehen Sie einfach darüber hinweg und fahren Sie mit Ihren Ausführungen fort – aber nur, wenn Sie wirklich sicher sind, dass die Einwände unsachlich erscheinen. Andernfalls prüfen Sie, ob Ihr Gegenüber vielleicht mehr Informationen zu dem Thema hat als Sie, und fragen Sie gezielt nach.
- Fakten, Fakten, Fakten: Je mehr Sie wissen, um so überzeugender können Sie argumentieren. Haben Sie deshalb alle wichtigen Daten zum Problem parat. Also nicht: „Die Kollegen sind immer öfter krank“, sondern: „Im Formenbau haben wir in der ersten Jahreshälfte 75 AU-Tage gehabt, im ganzen letzten Jahr waren es nur 50.“
- Erstellen Sie ein Ergebnisprotokoll: Fassen Sie nach der Sitzung die wichtigsten Ergebnisse stichwortartig zusammen und verteilen Sie sie an die Teilnehmer – am besten sofort. Wenn Aufgaben vergeben wurden: Verantwortliche und Termine notieren! Wichtig: Besonders wenn die Diskussion sehr kontrovers verlief, empfiehlt es sich, dass die Empfänger das Protokoll gegenzeichnen. So kann niemand hinterher eine Maßnahme torpedieren, weil sie so nicht beschlossen worden sei.
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