Unterweisungsnachweis: Muster, Vorlage und Tipps

Sicherheitsunterweisungen sind eine wichtige Schutzmaßnahme für Arbeitnehmer und daher bei vielen Tätigkeiten Pflicht. Die gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen konkretisieren diese Pflicht und geben auch an, wann ein Unterweisungsnachweis notwendig ist.

Wann müssen Sie einen Unterweisungsnachweis erstellen?

Der Unterweisungsnachweis ist die schriftliche Dokumentation Ihrer durchgeführten Schulung. Grundsätzlich sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn die Teilnehmer die Unterweisung mit ihrer Unterschrift bestätigen. Wann eine Unterweisung nötig ist, hängt von der Art der Tätigkeiten und des damit verbundenen Gesundheitsrisikos ab. Das Risiko ermitteln Sie anhand der Gefährdungsbeurteilung.

Der Praxisratgeber “Sicherheitsunterweisungen” beantwortet kompakt und leicht verständlich sowohl die Frage nach der rechtlichen Grundlage der Unterweisungspflicht als auch Fragen nach den Inhalten, die in einer Unterweisung nicht fehlen dürfen.

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorschriften, die eine Unterweisung und einen entsprechenden Nachweis fordern. Unterweisungspflicht besteht

1. für alle Arbeitnehmer nach dem ArbSchG § 12 und der DGUV Vorschrift 1 (Prävention) § 4
2. bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen nach GefStoffV § 14
3. bei Tätigkeiten mit Biostoffen nach BioStoffV § 14
4. nach der Strahlenschutzverordnung StrlSchV § 38
5. bei Tätigkeiten auf der Baustelle nach BaustellV § 5
6. bei Jugendlichen nach JArbSchG § 29
7. vor Benutzung von PSA

Sobald Unterweisungspflicht besteht, empfiehlt es sich auch einen Unterweisungsnachweis vorweisen zu können. Bei den Punkten 1 bis 4 ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Der Informationsdienst „Unterweisung Plus“ unterstützt Sie tatkräftig bei der Vorbereitung Ihrer Materialien für relevante Sicherheitsunterweisungen. Sie erfahren in Ihren Ausgaben von „Unterweisung Plus“ alles über wichtige Neuigkeiten im Bereich Arbeitssicherheit und erhalten anschaulich vorbereitete Unterweisungen im PowerPoint-Format sowie anschauliche und informative Unterweisungsvideos.

Darum sollten Sie die Unterweisung immer dokumentieren

Zwar ist der Unterweisungsnachweis nicht immer Pflicht, doch aus zwei Gründen sollten Sie die Teilnahme an einer Unterweisung trotzdem immer dokumentieren.

1. Die Einführung der Dokumentation als automatischen Prozess garantiert, dass immer ein Nachweis vorhanden ist. Ein Fehlen oder Vorhandensein kann entscheidend bei der juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen sein, auch wenn der Nachweis keine Pflicht war.
2. Ein persönliches Unterschreiben stärkt den Grad der Verpflichtung für den Unterzeichner.

Übrigens erzielen Sie eine noch stärkere Wirkung der Unterweisung, wenn Sie sich nicht nur die Teilnahme bestätigen lassen, sondern auch, dass der Unterzeichner die Unterweisungsinhalte verstanden hat. Noch nachhaltiger wirkt eine Unterweisung, wenn Sie die Ergebnisse, z. B. Verhaltensregeln oder PSA-Tragegebote, verbindlich formulieren und ebenfalls unterzeichnen lassen.

Solch eine Mini-Arbeitsschutzvereinbarung zwischen Referent / Führungskraft und den Unterweisenden lässt die Unterweisung deutlich verbindlicher wirken als ein bloßes Absitzen und Unterschreiben.

So bekommen Ihre Unterweisungen mehr Pepp!

Diese Inhalte stehen im Unterweisungsnachweis

Wenn Sie einen rechtssicheren Unterweisungsnachweis erstellen möchten, sollten Sie kontrollieren, dass folgende Angaben im Dokument enthalten in:

• Themen und Inhalte (z. B. in Stichpunkten)
• Teilnehmer der Unterweisung
• (Betriebsbereich des Teilnehmers (für interne Zuordnung))
• Unterschrift der Teilnehmer
• Name des Unterweisenden
• Datum der Unterweisung

Auf Wunsch haben Sie dem Unterwiesenen eine Kopie auszuhändigen.

Muster eines Unterweisungsnachweises

Das untenstehende Bild zeigt einen beispielhaften Unterweisungsnachweis inklusive aller erforderlichen Inhalte:

Wie lange muss der Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?

Die Dauer der Dokumentation ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die BGI 527 empfiehlt jedoch ein Aufheben von mindestens 2 Jahren.