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Das müssen Sie beim Unterweisungsnachweis beachten

© Robert Kneschke – fotolia.com

Sicherheitsunterweisungen sind eine wichtige Schutzmaßnahme für Arbeitnehmer und daher bei vielen Tätigkeiten Pflicht. Die gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen konkretisieren diese Pflicht und geben auch an, wann ein Unterweisungsnachweis notwendig ist.

Unterweisung versus Sicherheitsunterweisung

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) spricht von Unterweisung. In § 12 Unterweisung ist der Begriff konkret definiert. Darin heißt es:

„Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind.“

Den vollständigen Gesetzestext finden Sie auf der Webseite vom Bundesjustizministerium.

Der Arbeitgeber muss immer dann Unterweisungen geben, wenn:

  • neue Beschäftigte eingestellt werden.
  • es Veränderungen im Aufgabenbereich gibt.
  • neue Arbeitsmittel eingeführt werden.
  • wenn eine neue Technologie eingeführt wird und die Einführung vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgt.

Neben der Unterweisung gibt es die Sicherheitsunterweisung. Umgangssprachlich werden diese auch Sicherheitsschulungen genannt. Hierbei handelt es sich um spezielle Unterweisungen im Arbeitsschutz und der Arbeitssicherheit.

Man unterscheidet zwischen drei Unterweisungsarten:

  • allgemeine Unterweisung
  • arbeitsplatzbezogene Unterweisung
  • Unterweisung aufgrund persönlichen Fehlverhaltens

Die arbeitsplatzbezogene Unterweisung bezieht sich in der Regel auf Tätigkeiten, die Arbeitsanweisungen des Arbeitgebers sind. Darüber hinaus zielt die arbeitsplatzbezogene Unterweisung auf das sicherheitsgerechte Verhalten der Beschäftigten.

Außerdem bezieht sich die Unterweisung auf die Hilfsmittel, die beim Ausüben der Tätigkeiten verwendet werden. Eine Unterweisung erfolgt ebenfalls für spezielle Orte im Unternehmen. Damit sind die Bereiche mit erhöhter Gefährdung gemeint.

Damit die Beschäftigten die Sicherheits- und Gesundheitsgefährdungen erkennen, müssen Arbeitgeber für die Sicherheitsunterweisungen sorgen. Durch die Sicherheitsschulungen sind die Mitarbeiter bei Gefährdungen in der Lage, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Zudem muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die Informationen und Handlungsvorgaben der Sicherheitsunterweisung auf die Arbeits- und Tätigkeitssituation der Mitarbeiter zugeschnitten ist. Wenn es in einem Betrieb mehrere Abteilungen gibt, müssen verschiedene Sicherheitsunterweisungen stattfinden.  

Unterschied zwischen Unterweisung und Einweisung

Im ArbSchG wird der Begriff Einweisung nicht aufgeführt. Dennoch ist die Einweisung Bestandteil des Arbeitsschutzes. Das Unternehmen muss in folgenden Situationen eine Einweisung der Belegschaft vornehmen:

  • wenn es betriebliche Besonderheiten gibt. Ein Beispiel hierfür ist der Transport von radioaktiven Stoffen.
  • um den Mitarbeitern die genauen Arbeitsabläufe – den Workflow – zu erklären.
  • um den Beschäftigten die Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz zu erläutern.

Die Einweisung in eine Maschine ist ein gutes Praxisbeispiel. Wenn sich Neuerungen an der Maschine ergeben, muss der Mitarbeiter einmal pro Jahr unterwiesen werden. Darüber hinaus muss er in Bezug auf die Maschine eingewiesen werden, um besondere Risiken und Sicherheitsfunktionen zu kennen. Zudem muss der Beschäftigte sie fachgerecht bedienen, um Gefährdungen für sich und den Rest der Belegschaft zu vermeiden.

Dann müssen Sie den Unterweisungsnachweis erstellen

Der Unterweisungsnachweis ist die schriftliche Dokumentation Ihrer durchgeführten Schulung. Grundsätzlich sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn die Teilnehmer die Unterweisung mit ihrer Unterschrift bestätigen. Wann eine Unterweisung nötig ist, hängt von der Art der Tätigkeiten und des damit verbundenen Gesundheitsrisikos ab. Das Risiko ermitteln Sie anhand der Gefährdungsbeurteilung.

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorschriften, die eine Unterweisung und einen entsprechenden Nachweis fordern. Unterweisungspflicht besteht

  1. für alle Arbeitnehmer nach dem ArbSchG § 12 und der DGUV Vorschrift 1 (Prävention) § 4
  2. bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen nach GefStoffV § 14
  3. bei Tätigkeiten mit Biostoffen nach BioStoffV § 14
  4. nach der Strahlenschutzverordnung StrlSchV § 38
  5. bei Tätigkeiten auf der Baustelle nach BaustellV § 5
  6. bei Jugendlichen nach JArbSchG § 29
  7. vor Benutzung von PSA

Sobald Unterweisungspflicht besteht, empfiehlt es sich auch einen Unterweisungsnachweis vorweisen zu können. Bei den Punkten 1 bis 4 ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben.

HINWEIS
Die Unterweisung inklusive der Dokumentation müssen Sie vor Beginn der jeweiligen Tätigkeit durchführen und dann 1-mal jährlich und bei veränderten Gefährdungen wiederholen. Bei Jugendlichen muss die Unterweisung sogar halbjährlich stattfinden.

Darum sollten Sie die Unterweisung immer dokumentieren

Zwar ist der Unterweisungsnachweis nicht immer Pflicht, doch aus zwei Gründen sollten Sie die Teilnahme an einer Unterweisung trotzdem immer dokumentieren.

  1. Die Einführung der Dokumentation als automatischen Prozess garantiert, dass immer ein Nachweis vorhanden ist. Ein Fehlen oder Vorhandensein kann entscheidend bei der juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen sein, auch wenn der Nachweis keine Pflicht war.
  2. Ein persönliches Unterschreiben stärkt den Grad der Verpflichtung für den Unterzeichner.

Übrigens erzielen Sie eine noch stärkere Wirkung der Unterweisung, wenn Sie sich nicht nur die Teilnahme bestätigen lassen, sondern auch, dass der Unterzeichner die Unterweisungsinhalte verstanden hat. Noch nachhaltiger wirkt eine Unterweisung, wenn Sie die Ergebnisse, z. B. Verhaltensregeln oder PSA-Tragegebote, verbindlich formulieren und ebenfalls unterzeichnen lassen.

Solch eine Mini-Arbeitsschutzvereinbarung zwischen Referent / Führungskraft und den Unterweisenden lässt die Unterweisung deutlich verbindlicher wirken als ein bloßes Absitzen und Unterschreiben.

So bekommen Ihre Unterweisungen mehr Pepp!

Diese Inhalte stehen im Unterweisungsnachweis

Wenn Sie einen rechtssicheren Unterweisungsnachweis erstellen möchten, sollten Sie kontrollieren, dass folgende Angaben im Dokument enthalten in:

  • Themen und Inhalte (z. B. in Stichpunkten)
  • Teilnehmer der Unterweisung
  • (Betriebsbereich des Teilnehmers (für interne Zuordnung))
  • Unterschrift der Teilnehmer
  • Name des Unterweisenden
  • Datum der Unterweisung

Auf Wunsch haben Sie dem Unterwiesenen eine Kopie auszuhändigen.

unterweisung-plus.de

Verweigerung der Unterschrift einer Unterweisung

Das Ziel der Unterweisung ist es, die Beschäftigten für mögliche Gefahren im Betrieb zu sensibilisieren und ihnen eine Hilfestellung zu geben, wie sie sich am besten verhalten. Mit der Unterschrift akzeptieren die Mitarbeiter die vom Arbeitgeber durchgeführte Unterweisung.

Nun gibt es jedoch Fälle, in denen Mitarbeiter die Unterschrift verweigern. Hier können Arbeitgeber bis zum Äußersten gehen und den Beschäftigten abmahnen. Darüber hinaus kann das Unternehmen dem Mitarbeiter auch die Kündigung aussprechen, wenn dieser die Unterschrift zum wiederholten Mal verweigert.

Wenn Mitarbeiter Bedenken äußern, dass die Unterweisung möglicherweise rechtswidrig ist, kann der Sachverhalt vor dem Arbeitsgericht landen. In manchen Fällen setzen Mitarbeiter ihre Unterschrift nur deshalb nicht unter die Unterweisung, da sie Bedenken haben.

Tipp: Arbeitgeber sollten das Gespräch mit Mitarbeitern führen, die ihre Unterschrift nicht unter die Unterweisung setzen möchten. Manchmal sind es Formfehler in der Unterweisung, die zum Unterlassen der Unterweisung führen. Zum Teil geben Beschäftigte mit der fehlenden Unterschrift auch einen Hinweis auf die unzureichende Unterweisung seitens des Arbeitgebers.

Muster eines Unterweisungsnachweises

Das untenstehende Bild zeigt einen beispielhaften Unterweisungsnachweis inklusive aller erforderlichen Inhalte:

Unterweisungsnachweis
© Safety Xperts – Muster-Unterweisungsnachweis

Wie lange muss der Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?

Die Dauer der Dokumentation ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die BGI 527 empfiehlt jedoch ein Aufheben von mindestens 2 Jahren.

Autor: Uta Fuchs & Friedhelm Kring


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