Mitarbeiterbefragung als Basis vom BGM: Vorbereitung und Durchführung

Die Mitarbeiterbefragung gilt als wichtiges Werkzeug im BGM. Denn nur, wenn Sie herausfinden, was den Beschäftigten in Ihrem Unternehmen wirklich wichtig ist, werden Ihre Maßnahmen erfolgreich sein. Nutzen Sie das Potenzial der Befragungen optimal. Der Beitrag zeigt, wie Sie hier vorgehen können.

Warum sollten Sie Mitarbeiterbefragungen durchführen?

Keine Frage, BGM braucht die Rückendeckung der Unternehmensleitung. Aber ohne Engagement oder zumindest eine wohlwollende Unterstützung der Mitarbeiter sind alle Maßnahmen für gesunde Arbeitsgestaltung ebenfalls zum Scheitern verurteilt. Nur wenn Sie die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft ansprechen, haben Sie eine Chance auf Erfolg. Hierbei hilft eine Mitarbeiterbefragung.

Was sind die Vorteile von Mitarbeiterbefragungen?

Neben der Analyse von Gesundheitskennzahlen, z. B. der Anzahl der gemeldeten Arbeitsunfähigkeitstage, helfen Mitarbeitergespräche und die Mitarbeiterbefragung, sich Klarheit über Stimmungen und Bedürfnisse im Unternehmen zu verschaffen. Sie eröffnen den Beschäftigten die Möglichkeit, ihre Perspektive darzustellen und, wenn nötig, anonym auch Vorschläge oder kritische Anmerkungen loszuwerden.

Die Befragungen können das Vertrauen der Mitarbeiter in ihr Unternehmen stärken. Doch damit das geschieht, müssen Sie unbedingt dafür sorgen, dass Daten vertraulich behandelt werden. Vor allem aber müssen die Mitarbeiter erleben, dass Ihre Meinungen gehört und Anregungen aufgegriffen werden. Starten Sie die Mitarbeiterbefragung also nur, wenn auch die Unternehmensleitung die Bereitschaft signalisiert, eventuell erforderliche Veränderungen umzusetzen.

Wie führen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung erfolgreich durch?

Die Planungsphase für Ihre Mitarbeiterbefragung sollte sich aus drei Schritten zusammensetzen. Klären Sie zunächst genau, was Sie mit der Mitarbeiterbefragung erreichen wollen. Bedenken Sie hier schon, dass Sie die Mitarbeiter motivieren müssen, sich an der Mitarbeiterbefragung zu beteiligen.

1. Ziele für die Mitarbeiterbefragung festlegen

Entwickeln Sie die Ziele im BGM-Steuerungskreis, zu dem Vertreter der Personalabteilung und des Betriebsrates gehören. Stimmen Sie die Ziele auf jeden Fall mit der Unternehmensleitung ab. Wenn es die erste Mitarbeiterbefragung ist: Gestalten Sie sie nicht zu komplex. Damit wecken Sie sonst möglicherweise Erwartungen, die Sie nicht erfüllen können.

Typische Themenfelder für die Mitarbeiterbefragung sind die Bereiche: Arbeitsplatz und Arbeitssituation – Führung und Vorgesetzte – Kommunikation – körperliche Beschwerden – psychische Belastungen – Kollegialität und Betriebsklima – Hinweise und Anregungen – Gesamtzufriedenheit. Legen Sie hier Ihre Schwerpunkte fest.

Klären Sie auch:

• ob Sie alle Mitarbeiter oder nur einzelne Bereiche befragen wollen,
• ob z. B. nur gewerbliche oder nur kaufmännische Mitarbeiter befragt werden,
• wie einfach formuliert die Fragen sein müssen,
• ob die Befragung unter Umständen in mehreren Sprachen durchgeführt werden muss und nicht zuletzt,
• ob Sie die Befragung in Eigenregie durchführen oder einen Dienstleister damit beauftragen.

Wenn Sie sich unter Fachleuten umhören, werden Sie immer die Empfehlung erhalten, mit der Befragung einen externen Dienstleister zu beauftragen. Das entlastet Sie nicht nur vom “organisatorischen Kleinkram”. Es erleichtert auch den Datenschutz, wenn die ausgefüllten Fragebögen bzw. die Datenbank an einer externen Stelle ausgewertet werden.

2. Mitarbeiter zur Befragung einladen

Legen Sie einen Zeitplan für Ihre Mitarbeiterbefragung fest und informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig. Wie ein solches Informationsschreiben aussehen könnte, zeigt unser Beispiel.

Beispiel für die Einladung zur Mitarbeiterbefragung

Betreff: Mitarbeiterbefragung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

hiermit laden wir Sie zu einer Mitarbeiterbefragung ein. Die Umfrage wurde vom Steuerungskreis für betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) konzipiert, um die Aktivitäten noch besser auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Signalisieren Sie mit Ihrer Teilnahme, dass Sie die Entwicklung unseres Unternehmens und unserer Unternehmenskultur unterstützen. Die Mitarbeiterbefragung lebt davon, dass möglichst viele Beschäftigte ihre Meinung frei und offen äußern. Uns ist bewusst, dass dies nur geschieht, wenn Sie sich sicher sein können, dass die Daten anonym erhoben werden und sicher sind. Wir versichern lhnen hier ausdrücklich, dass der umfassende Schutz aller Daten gewährleistet ist. [Hier eine kurze Erklärung zur Art der Auswertung und ggf. zum beauftragten Dienstleister einfügen.] Ein Rückschluss auf die Antworten einer einzelnen Person ist nicht möglich. Alle an der Durchführung Beteiligten haben sich zu diesem Vorgehen verpflichtet. Die Unterzeichner werden auf die Einhaltung dieser Vereinbarung achten.

[Unterschriften]

3. Worauf Sie bei der Gestaltung des Fragebogens achten sollten

Egal, ob Sie den Fragebogen allein oder in Zusammenarbeit mit einem Dienstleister entwickeln – beachten Sie die folgenden 5 Hinweise:

1. Damit Sie die Daten sinnvoll auswerten können, benötigen Sie strukturelle Merkmale, wie Betriebszugehörigkeit, Alter oder Hierarchie. Damit die Fragebögen aber nicht individuell zugeordnet werden können, sollten Sie in der Regel nicht mehr als drei solcher Merkmale erfassen. Nur in Großunternehmen darf es etwas mehr sein.
2. Erläutern Sie nach Möglichkeit auch auf dem Fragebogen selbst noch einmal kurz, warum überhaupt personenbezogene Daten erhoben werden müssen. Stellen Sie die Vorteile für die Mitarbeiter, z. B. durch verbesserte Gesundheitsangebote heraus.
3. Planen Sie grundsätzlich Fragen, die durch einfaches Ankreuzen zu beantworten sind. Sinnvoll dabei ist statt einer einfachen “Ja-nein” -Abfrage in der Regel eine mehrstufige Skala, z. B. mit Schulnoten, einer Positiv-Negativ-Wertung (-3/-2/-1/0/1/2/3) oder Kriterien wie “trifft vollständig zu – trifft teilweise zu – trifft nicht zu”.
4. Verzichten Sie aber nicht auf mindestens ein Freitextfeld, also die Möglichkeit, zusätzliche Überlegungen und Anmerkungen zu notieren.
5. Gestalten Sie den Fragebogen übersichtlich und ansprechbar.

4. Mitarbeiter über die Befragung informieren und motivieren

Informieren Sie die Mitarbeiter zunächst mit einer Vorankündigung wie dem Musterschreiben im oben gezeigten Kasten. Damit geben Sie ihnen die Chance, sich auf die Mitarbeiterbefragung einzustellen. Dann können sie bei Bedarf auch vorab noch Fragen klären und dazu beispielsweise ihren Abteilungsleiter oder den Betriebsrat ansprechen.

Wenn Sie vermuten, dass es Gesprächsbedarf geben wird, sollten Sie dafür sorgen, dass Führungskräfte aller Ebenen gut über die Ziele und die Abläufe im Bilde sind. Besonders in Bezug auf die Anonymisierung der Daten sollten sie ihren Mitarbeitern klare und verlässliche Auskünfte geben können.

Die Teilnahme an der Umfrage ist üblicher freiwillig. Denken Sie deshalb vorab darüber nach, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren können, die Fragen komplett und ehrlich zu beantworten. Stellen Sie unbedingt heraus, wie Sie die Ergebnisse der Befragung nutzen werden, um Arbeitsbedingungen oder zusätzliche Angebote zu verbessern.

Organisieren Sie die Verteilung oder den Versand der Fragebögen so, dass alle Mitarbeiter teilnehmen können. Denken Sie auch an Urlauber oder Kranke. Setzen Sie eine angemessene Frist zur Rückgabe. Planen Sie noch eine zusätzliche Erinnerung – per Mail oder Aushang – ein, nachdem die Umfrage verteilt wurde.

Wenn Sie die Befragung schriftlich durchführen: Verteilen Sie die Bögen wenn möglich im Umschlag, um eine anonyme Rückgabe zu erleichtern. Sorgen Sie vor allem für die gewerblichen Mitarbeiter dafür, dass es einen Ort gibt, an dem sie die Fragen ungestört beantworten können.

Wenn Sie eine Online-Befragung durchführen, müssen Sie selbstverständlich dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter einen Zugang zu einem Rechner haben. Klären Sie vorher unbedingt, ob jeder mit einer solchen Online-Umfrage entsprechend umgehen kann.

5. Daten der Mitarbeiterbefragung auswerten und Maßnahmen ableiten

Wenn Sie einen Dienstleister beauftragt haben, sind Sie nun fein heraus: Sie bekommen die Ergebnisse ordentlich aufbereitet. Das ist nicht nur praktisch, sondern vor allem wegen des Datenschutzes auch sehr zu empfehlen. Wenn Sie die Auswertung selbst übernehmen, sollten Sie dafür sorgen, dass

• die ausgefüllten Fragebögen niemals offen herumliegen,
• die Datenbank bzw. Datei, in der die Infos erfasst werden, nicht öffentlich zugänglich ist,
• zuverlässige und vertrauenswürdige Mitarbeiter die Daten erfassen bzw. die Ergebnisse zusammentragen und
• die Auswertung umgehend erfolgt.

Innerhalb von vier Wochen sollten die Ergebnisse auf jeden Fall vorliegen. Präsentieren Sie sie zuerst der Geschäftsleitung und den Führungskräften. Weitere Maßnahmen sollten Sie hier aber noch nicht ableiten – dazu empfiehlt es sich wieder, die Mitarbeiter einzubeziehen. Es hat sich bewährt, die Umfrageergebnisse in einer Mitarbeiterversammlung vorzustellen. Wie sie ablaufen könnte, zeigt das nächste Beispiel. Richten Sie bei Bedarf Workshops ein, in denen interessierte Mitarbeiter die erforderlichen Konsequenzen diskutieren und Maßnahmen ableiten können.

Beispiel: So präsentieren Sie im Mitarbeiterworkshop die Ergebnisse der Befragung

1. Begrüßung, Ablauf des Workshops vorstellen
2. Informationen zur Befragung präsentieren: Ziel und Erarbeitung der Fragen kurz darstellen, über Beteiligung und Ergebnisse im Überblick informieren
3. Eventuell detaillierte Analyse für auffällige Ergebnisse liefern
4. Gemeinsam Problembereiche definieren, Handlungsfelder ableiten
5. Ziele definieren, ggf. Prioritäten setzen
6. Brainstorming zu den Handlungsfeldern, nach Möglichkeit geeignete Maßnahmen ableiten
7. Weiteres Vorgehen festlegen, Termine und Verantwortlichkeiten festlegen

6. Änderungsprozesse einleiten und Ergebnisse überprüfen

In der Folge wird es nun darauf ankommen, am Ball zu bleiben. Wenn im Mitarbeiterworkshop Termine und Verantwortlichkeiten festgelegt wurden, ist es wichtig, dass dies auch eine Verbindlichkeit erhält. Dazu sollte der BGM-Steuerungskreis oder die Personalabteilung regelmäßige Kontrollen einplanen. Mitarbeiterbefragungen sind oft auch ein gutes “Frühwarnsystem”: Hier bekommen Sie Hinweise auf schwelende Konflikte, die an der Oberfläche vielleicht gar nicht zu bemerken sind.

Bei BGM-Prozessen geht es um verhaltens- und verhältnisbezogene Maßnahmen, die sich oft nicht kurzfristig umsetzen lassen. Eine umfassende Kontrolle lohnt sich daher in der Regel erst nach einem Zeitraum von 18 bis 24 Monaten.

Dann allerdings könnten Sie mit einer erneuten Mitarbeiterbefragung prüfen, was von den Plänen und Beschlüssen auch tatsächlich in der Praxis angekommen ist. Diese erneute Mitarbeiterbefragung wird nur gut laufen, wenn die Mitarbeiter beim ersten Mal das Gefühl bekommen, dass ihre Meinung zählt!

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