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DIN SPEC 91020: So setzen Sie Mindeststandards im BGM

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DIN SPEC 91020

Wie gut und nachhaltig ist Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)? Was sind Standards und Anforderungen für eine Zertifizierung? Was bringt so eine „DIN SPEC 91020“-Zertifizierung für Ihren Betrieb? Viele Fragen tauchen bei dem Thema DIN SPEC 91020 auf, hier erhalten Sie die Antworten.

Viele Unternehmen geben heute an, über ein BGM zu verfügen. Das stimmt sicherlich, auch wenn dies noch nichts darüber aussagt, wie das BGM umgesetzt und gelebt wird. Die Spannbreite ist sehr unterschiedlich. BGM bedeutet im einen Betrieb, Rückenkurse und kostenloses Wasser anzubieten. Der andere Betrieb versteht darunter ein ganzheitliches BGM, das Verhältnisse (Strukturen und Prozesse) und das Verhalten des Einzelnen im Blick hat. Diesen unterschiedlichen Interpretation wirkt die DIN SPEC 91020 mit Standards für das Betriebliche Gesundheitsmanagement entgegen.

Entstehung der DIN SPEC 91020

Um das eigene BGM hervorzuheben, gibt es verschiedene Awards und Zertifikate, die alle sehr unterschiedliche Kriterien heranziehen. 2012 wurde durch anerkannte Experten ein normatives Dokument entwickelt, in dem Mindeststandards für das BGM definiert wurden. Mit diesen allgemein akzeptierten Standards wird das BGM in Ihrem Betrieb qualitativ messbar. Solche Standards gibt es beispielsweise im Arbeitsschutz mit der ISO 45001 schon lange. Die DIN SPEC 91020 wurde bewusst am „IST Guide 83“ ausgerichtet, sodass sich die DIN SPEC 91020 in bestehende Managementsysteme integrieren lässt.

Dies klingt nun alles sehr komplex und abstrakt, besonders wenn Sie als BGM-Verantwortlicher bisher noch keine Berührung mit Normen und Managementsystemen hatten. Lassen Sie sich von den Begrifflichkeiten jedoch nicht abschrecken.

Was ist die DIN SPEC 91020?

Die DIN SPEC 91020 beschreibt Anforderungen an ein BGM und wurde vom Deutschen Institut für Normung herausgegeben. Sie ist eine Spezifikation und (noch) keine Norm. Eine Norm legt genau fest, was Sie von einem Produkt erwarten können, z. B., dass ein DIN-A4-Blatt exakt 21 cm x 29,7 cm groß ist und damit in jeden Drucker passt. Eine DIN SPEC ist sozusagen die Vorstufe einer Norm. Sie ist noch nicht verbindlich für alle. Ihr Unternehmen kann das BGM freiwillig danach ausrichten und sich zertifizieren lassen.

Welches Ziel verfolgt die DIN SPEC 91020?

Die DIN SPEC 91020 schafft inhaltliche, prozessbezogene und qualitative Mindeststandards für ein BGM-System, und dies unabhängig von der Branche und Betriebsgröße. Sie beschreibt Anforderungen und gibt damit einen wesentlichen Orientierungsrahmen bei der Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung Ihres BGM. Verglichen mit einem Brettspiel ist die DIN SPEC sozusagen die Spielanleitung für ein BGM. Sie erfahren, wer mitspielt, um was gespielt wird und wie Sie das Spiel umsetzen. Um das Spiel richtig gut zu spielen, müssen Sie Mindeststandards erfüllen.

Was bringt die Zertifizierung für Ihr Unternehmen?

Als Betriebsrat oder BGM-Verantwortlicher können Sie sich die DIN SPEC 91020 zunutze machen, vor allem wenn Sie Ihre Geschäftsführung von einem ganzheitlichen BGM überzeugen möchten. Erfüllen Sie die Anforderungen, können Sie sich durch eine Zertifizierungsstelle bewerten lassen. Das bedeutet ein gutes BGM, das nach innen und außen wirklich glänzen kann.

Vor- und Nachteile der DIN SPEC 91020

Die DIN SPEC 91020 bringt viele Vorteile mit sich: Durch die Standards entwickeln Sie nach und nach ein qualitativ hochwertiges und ganzheitliches BGM, welches nicht nur Kosten einspart, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Sie erwirken eine positive Außenwirkung für Ihr Unternehmen – schließlich ist eine DIN SPEC eine anerkannte Größe.

Nachteil an der Ausrichtung des BGM an der DIN SPEC 91020 ist sicherlich zunächst der hohe Aufwand, der betrieben werden muss, bis man alle Bereiche auf den Stand der Anforderungen gebracht hat und sich durch eine Akkreditierungsgesellschaft beraten lassen kann. Zwar gibt die DIN SPEC 91020 viel Orientierung, sie macht allerdings keine Aussagen über spezifische Maßnahmen im BGM, sondern regelt nur, wie diese bedarfsgerecht ermittelt werden können. Ideenreichtum bleibt weiterhin gefragt.

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Was sind die wesentlichen Inhalte der DIN SPEC 91020?

Vorweg: Den vollständigen Wortlaut der DIN SPEC 91020 können Sie sich im Internet herunterladen. Die Spezifikation umfasst doch einige Seiten und teilt sich in 10 Kapitel auf. Es ist absolut sinnvoll, sich zu der Spezifikation einen Leitfaden zur systematischen Umsetzung der DIN SPEC 91020 zu kaufen, wenn man sich auf eine DIN-SPEC-Zertifizierung vorbereitet.

Die DIN SPEC 91020 hat folgende wesentliche Inhalte, die für die Umsetzung wichtig sind:

  1. Begrifflichkeiten
  2. Umfeld der Organisation
  3. Führung
  4. Planung
  5. Unterstützung
  6. Betrieb
  7. Evaluation der Leistungen und Verbesserungen

In der nachstehenden Übersicht erläutere ich Ihnen genauer, wie Sie die Inhalte interpretieren und umsetzen müssen.

Übersicht: So setzen Sie die DIN SPEC 91020 in die Praxis um
Bereich Kurzbeschreibung Umsetzung in die Praxis
Begrifflichkeiten Um ein BGM nach einer Spezifikation aufzubauen, braucht es klare Begrifflichkeiten, damit alle das Gleiche verstehen. Gerade Schlüsselbegriffe wie Gesundheitsmanagement oder Gesundheitsförderung sind wesentlich für den Aufbau eines Managementsystems Sie als Betriebsrat gehen gemeinsam mit allen Verantwortlichen die Begrifflichkeiten der Spezifikation durch, diskutieren diese ggf. und fügen bei Bedarf noch Ergänzungen für Ihren Betrieb ein. Diese Definitionen sind ein offizielles Papier, das für alle gleichermaßen gilt. Sie müssen dies auch bei einer Akkreditierung und Zertifizierung vorweisen.
Umfeld der Organisation Ein Betrieb bzw. eine Organisation unterliegt Einflussfaktoren, die wiederum Auswirkungen auf die Prozesse und Mitarbeiter haben. Dies kann z. B. durch die Zunahme von Wettbewerbern oder politische Entscheidungen sein. Analysieren Sie, welche Einflussfaktoren in Ihrem Unternehmen wirken. Wer gehört zu den „interessierten Parteien“? Welche Erwartungen haben die unterschiedlichen Gruppen? Nach dem PDCA-Zyklus (PDCA = Plan – Do – Check – Act) können so systematisch das Verhalten und die Verhältnisse gesundheitsförderlich und nachhaltig verbessert werden.
Führung Die DIN SPEC 91020 rückt die Führung in den Mittelpunkt von Entscheidungen und Verantwortung. Um ein BGM-System zu implementieren und aufrechtzuerhalten, braucht es die Unterstützung durch die oberste Ebene in einem Unternehmen. Nur gemeinsam kann das Ziel einer gesundheits- und leistungsförderlichen Gestaltung der Arbeit erreicht werden Passen Sie gemeinsam mit der Geschäftsführung und den Fachexperten die Unternehmenswerte und die Leitlinien Ihres Betriebs an. Dadurch haben alle nicht nur ein gleiches Verständnis von Gesundheit, sondern auch einen gleichen Auftrag, wie Gesundheit im Unternehmen verstanden wird. Diese Dokumente sind dann quasi die „Verfassung“ für das BGM in Ihrem Unternehmen.
Planung Ohne Planung kommt kein Managementsystem aus. Es geht darum, Gesundheitsrisiken und Chancen zu ermitteln und Prioritäten festzulegen. Also kein Gießkannenprinzip, sondern immer eine angemessene Investition in die Gesundheit der Kollegen. Die Spezifikation fordert eine transparente Analyse, die dokumentiert wird. Um Daten zu Gesundheitsrisiken und Chancen zu erheben, können Sie als Betriebsrat auf verschiedene Methoden zurückgreifen: standardisierte Befragungen, Interviews oder auch Gesundheitszirkel. Die DIN SPEC 91020 schreibt kein Verfahren vor. Wichtig ist, dass Sie Kennzahlen haben, um Veränderungen auch messbar zu machen
Unterstützung Damit ein BGM-Team überhaupt im Sinne der DIN SPEC 91020 wirken kann, bedarf es unterschiedlichster Ressourcen, die es festzulegen gilt. Hier geht es um Stellen, Gelder, Befugnisse und Verantwortung sowie um Knowhow und Qualifikationen. Alles muss natürlich auch hier dokumentiert werden. Legen Sie fest, wer wie viel im BGM arbeitet (in %), wie hoch das jährliche Budget ist, woran dies bemessen wird, wer welche Verantwortung in den Prozessen trägt (z. B. übernimmt Herr X die Statistik, Frau Y gestaltet die Kommunikation usw.). Legen Sie fest, wie häufig die BGM-Mitglieder sich für die Tätigkeit weiterqualifizieren.
Betrieb Die Spezifikation möchte das BGM als einen festen Bestandteil der Prozesse im Unternehmen sehen. Das heißt, dass Gesundheit in allen Führungs-, Kern und Unterstützungsprozessen eine Rolle spielt. In der Umsetzung bedeutet dies, dass Sie alle Prozesse durchleuchten und über ein dokumentiertes Verfahren den Aspekt Gesundheit einbinden. Beispiel Lieferverträge: Ihr Unternehmen muss, bevor es mit einem Lieferanten zusammenarbeitet, die Gesundheitschancen und Risiken für die Kollegen ermitteln, z. B. prüfen, ob der Lieferant und das Produkt entsprechend zertifiziert sind oder dass keine Gesundheitsschäden für die Mitarbeiter entstehen.
Evaluation und Verbesserung Durch Überwachungen, Messungen, Analyse und Evaluationsprozesse sollen die Anforderungen der Spezifikation ständig kontrolliert und die Wirksamkeit des BGM ständig verbessert werden. Fehler werden als Chance gesehen, die das BGM-System voranbringen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie in regelmäßigen Abständen (monatlich, quartalsweise oder jährlich) einen Bericht erstellen und typische Kennzahlen zur Verfügung stellen, wie z. B. Mitarbeiterzufriedenheit, Teilnahmequoten an betrieblichen Veranstaltungen, Inanspruchnahme des betrieblichen Eingliederungsmanagements, Daten zu Arbeitsunfähigkeit usw.

 

Lassen Sie sich also von den Begrifflichkeiten nicht abschrecken. Die Zertifizierung mag mit einigem Zeit- und Kostenaufwand verbunden sein, doch die neuen Standards bringen auch Effizienz- und Kostenvorteile mit sich. Die Zertifizierung nach DIN SPEC 91020 ist somit eine Überlegung wert.

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Autor: Brigitte Ganzmann

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